İK’da dijital dönüşümle yaşanan büyük kültürel değişim yönetimi

Canan Duman

Değişim hızının hiç olmadığı kadar arttığı günümüzde küreselleşme ve bilgi toplumunun gelişimiyle birlikte dünyanın birçok yerinde İnsan Kaynakları yönetimi uygulamaları da gelişmekte ve değişim göstermektedir. Kurumlara düşen değişimin gereğini karşılamak ve durağan kalmamaktır. Başta İnsan Kaynakları alanında dönüşümün başlamasını değişimin anahtarı olarak görmektir. İnsan Kaynakları değişim yönetimi yaparak kurumun stratejilerini gerçekleştirmek için liderlik etmeli, diğer departmanlara değişimde iş ortağı gibi davranarak çalışanların değişime ayak uydurmasına destek olmalıdır. 

20. yüzyılın ikinci yarısında yeni teknolojiler, artan rekabet ve diğer çevresel unsurların etkisiyle çalışanlar, üretim ve hizmet sürecini belirleyen, yönlendiren ve koordine eden bir güç olarak öne çıkmıştır (Dolgun 2007;7). Üst yönetim, İnsan Kaynakları yönetimine maliyet azaltıcı ve rekabet üstünlüğü sağlayıcı, firma değerini artırıcı unsur olarak bakmaya başlamıştır. Stratejik kararların alınmasında İnsan Kaynakları ön plana çıkmıştır (Yüksel 2007, 22).

Yıllar önce, İnsan Kaynakları departmanı “personel” olarak anılırdı. Kurumların yönetmelik ve yasalara uymasını sağlar, personel kayıtlarını tutar, ücretleri düzenler, bordro işler, tazminat işlemlerini yürütürdü. Yıllar geçtikçe İnsan Kaynakları departmanları büyük ölçüde gelişti. Son on yılda uygulamaları ve iş yapış modelleri değişti. İnsan Kaynakları profesyonelleri tarafından geleneksel olarak yapılan işlerin çoğunu otomatikleştiren çok sayıda teknoloji ortaya çıktı. Sistemi otomatikleştiren ve onboarding (Onboarding: İşe yeni alınan çalışanın şirkete, departmana ve süreçlere adaptasyonunu sağlayarak, kuruma katkısını en kısa sürede en yüksek seviyeye ulaştırmak.)sürecini hızlandıran programlara ek olarak çalışanların hangi eğitimleri alması gerektiğini belirleyen, işe alma sürecini ve yetenek yönetim sistemlerini basitleştiren platformlar ile işler hızlandı. Bugünkü İnsan Kaynakları uygulamaları daha önce var olanlardan ayrışmaya başladı.  

İnsan Kaynakları’nın işe alım ve işten çıkarmalardan çok daha fazla sorumluluğu vardır. Bu sorumluluklar; kurumun değerlerini, görüşlerini, ideallerini, sistemlerini ve alışkanlıklarını kapsamaktadır. İyi bir İnsan Kaynakları departmanı, kurumun kültürünü geliştirir ve yönetir. Çeşitli departmanlarla yakın bir şekilde çalışarak, giderek artan bir danışmanlık rolünde, yöneticilerin politikaları ve prosedürleri anlamalarına ve uygulamalarına yardımcı olur. Yetenek yönetimi, çalışan ilişkileri, disiplin prosedürleri, performans ölçme ve değerlendirme, sosyal hakların belirlenmesi ve iyileştirilmesi, çalışanlar arasındaki çatışmaların yönetilmesi, görev tanımlarının çıkarılması, maaş politikası, yeni çalışan oryantasyonu, eğitim geliştirme ve yetiştirme faaliyetlerinde bulunur. Ancak teknolojik gelişmeler, yeni ve genç nesillerin iş dünyasına katılımı ve değişen iş ihtiyaçları İnsan Kaynakları’nı değişime itmektedir, meslekte radikal değişikliklere geçileceğine işaret etmektedir. Örneğin; teknolojinin yardımıyla çalışanları değerlendirme sistemleri değişecektir. Bilgi güvenliği ve fikri haklar İnsan Kaynakları için mücadele edilmesi gereken sorunlar hâline gelecektir. Mekâna ve saate bağlı kalmadan esnek çalışma yaygınlaşacaktır. Gelişen teknolojinin imkân verdiği çalışma esneklikleri İnsan Kaynakları politikalarına entegre edilecektir. İnsan Kaynakları ihtiyaç ve istekleri bakımından birbirinden tamamen farklı nesillerin taleplerini doğru değerlendirerek kişiye özel politikalar izlenecektir. 

Teknoloji ne kadar gelişse de yetenekli çalışanları bulmak, kuruma katmak ve doğru konumlandırmak gelecek dönemin en büyük zorluklarından biri olmaya devam edecektir. İnsan Kaynakları açık pozisyonu kapatmaya yönelik talebi karşılamaktan çok yetenek avında olacaktır. İnsan Kaynakları yeteneği bulmak ve yerleştirmek için dünyanın her yerinden nitelikli çalışana ulaşmak için yeni stratejiler geliştirecektir. Teknoloji farklılaştıkça, her çalışana aynı kuralları uygulamak zorlaşacaktır. Nasıl ki başka birinin üzerine göre dikilmiş bir kıyafeti bir başkasının bedenine uydurmak zor ise İnsan Kaynakları da işgücünü kişiye özel çözümler üreterek yönetmek zorunda kalacaktır. Sosyal medya, bulut servisleri, mobil teknolojiler, data alanındaki yeni uygulamalar, vb. İnsan Kaynakları’nın iş yapış tarzını değiştirecektir. Teknolojik değişime kolay adapte olarak çevik hareket eden İnsan Kaynakları rekabette öne geçecektir. Bu dönüşümle birlikte İnsan Kaynakları’nın sorumlulukları da değişecektir. İnsan Kaynakları’nın çalışanlarla birlikte bu değişime adapte olması şirket ruhunu en uzaktaki personeline dahi hissettirebilmesi gerekecektir. 

İnsan Kaynakları departmanı çalışanlarla iletişimini geliştirerek geri bildirim almayı daha fazla önemseyecektir. Çünkü çalışanların kurumda nasıl yaşadıklarını anlamaya yardımcı olacak doğru zamanda doğru geri bildirime her zamankinden fazla ihtiyaç duyulacaktır. Çalışanlardan toplanan veriler stratejik İnsan Kaynakları politikalarının belirlenmesinde, çalışan deneyimlerinin çıkarılmasında, yapılacak değişikliklerin saptanmasında kullanılacaktır. Karar vermeyi yönlendirecek çalışan profilinin oluşması sağlanarak, daha katılımcı ve memnun çalışanlar ile verimlilik artırılacaktır. 

Kurumlar sosyal medya platformları ile iyi ve kötü bilgi paylaşımının hızla yayıldığını göz önünde bulundurarak önümüzdeki yıllarda daha da şeffaf hâle gelecektir. Şeffaflığın öneminin farkına varılması kurum kültürü oluşturmanın önemini artıracaktır. Kurumlar bu dijital çağda, online dönemde internet sitelerinde İnsan Kaynakları politikalarına daha fazla yer vermek zorunda kalacaktır. Bugün çalışanların ayrıldıkları kurumlar hakkında yorum paylaştıkları ve puanlama yaptıkları platformlar bulunmaktadır. Kötü üne sahip kurumların işe alım çabalarının bu vesileyle zarar gördüğü, daha az başvuru aldığı bilinmektedir. 

Günümüzde çalışanlar teknoloji ve veri odaklı bir dünyada yaşamaktadır. Kurumlar bu dünyayı yansıtan ortamları ve deneyimleri sunamadıkları takdirde çalışanlar istihdam ve kariyer planlaması için başka yerlere yönelecektir. 

Teknoloji ile yaygınlaşacak uygulamalardan biri çoğu web tabanlı olan çalışanların da kullanımına açılan İnsan Kaynakları modülü ile çalışanların bordro sistemine giriş yapmaları, vergi muafiyetlerini kontrol etmeleri, geçmiş ödeme taslaklarını indirebilmeleri, bankacılık bilgilerini güncelleyebilmeleri olacaktır. 

Kurumlar çalışanlarının sağlıklı yaşam programlarına dahil olmasını sağlayarak, sağlıklı yaşam aktivitelerini kayıt altına alabilecek, çalışanlarına özel fitness ve benzeri aktiviteleri takip etmelerine yardımcı olabilecektir.  Giyilebilir teknolojiyi kullanan web tabanlı programlar yaygınlaşacaktır. Daha fazla işin otomatikleştirilmesine izin veren teknoloji, İnsan Kaynakları’nın daha fazla yaratıcılık gerektiren görevlere ve zorluklara odaklanmasını sağlayacaktır. 

Dijital dönüşüm büyük bir kültürel değişim yönetimi yolculuğudur. Türkiye’de kimi kurumlar bu yolculuğa hazırlıklı olsa kimi de nereden başlayacağını bilememektedir. İnsan Kaynakları’nda hedeflerini doğru belirleyenler, ne aşamada olduğunu doğru tespit edenler, üst yönetimin ve çalışanların dönüşüme ne kadar hazır olduğunu doğru analiz edenler gerekli aksiyonları almalıdır. Her kurum dijitalleşen dünyada nerede olduğunu mutlaka sorgulamalıdır. 

İş dünyası, uzunca bir süredir günümüz çağına uygun olarak yeni bir yapılanma içindedir. Gerek dünyada gerek Türkiye’de ileri teknolojilerin geliştirilmesi, iş dünyasının günümüz koşullarına adapte olmasını gerekli kılmaktadır. Değişim çağını yaşarken mevcut durumda sabit kalmak için yanlış bir zamanda yaşadığımızı söylemek mümkündür. Uygulamalar dijitalleşse de İnsan Kaynakları teknolojiyi ve büyük veriyi analiz ederek veriye dayalı kararlar alsa da İK teknolojisine yatırım yapılsa da önemli olan “insan odaklı” kalmaktır. İnsanı odağa alarak süreçleri yapılandırmaktır.