“Geleceği beklemeyin; etkileyici değişiklikleri yapmaya şimdi başlayın. Bizim performans sisteminde yaptığımız gibi…”

NNHayat ve Emeklilik’in yakın zamanda taşındığı yeni ofisindeyiz. Burada artık daha düz bir ofiste herkes bir arada çalışıyor. İki katın birbirine merdivenle bağlandığı ofiste farklı departmanlar hızla iletişime geçme şansı buluyor. Duvarlar, 2018 yılında başarılanların kısa kısa anlatıldığı posterler ile dolu. İK ile ilgili bölüme bakıyoruz. Tek cümle ile 2018’de çalışanlarına toplam ne kadar gelir sağladıklarından bahsediyorlar. 

Sadelik, iletişim, çeviklik; NN Hayat ve Emeklilik’in yaklaşık 6 aydır Türkiye’de görev yapan Hollandalı İK Genel Müdür Yardımcısı Hong-Wha Ling ile yaptığımız söyleşide de sık duyduğumuz kavramlar. “Ekibimden en büyük beklentim; süreçleri göreceli olarak basit tutmaları, yaratıcı olmaları ve departmanlarla yakın olarak, yaptıklarını en sade şekilde anlatmalarıdır” diyor önce, sonra da basitleştirdikleri yenilikçi performans sistemini aktarıyor. Elbette sohbetimiz sadece bunlarla sınırlı kalmadı; NN Hayat ve Emeklilik’in üçüncü kez En İyi İşveren olmasına giden süreci de geleceğe hazırlanmak konusundaki önerileri de söyleşimizde bulabileceksiniz.

2018’in Ekim ayından bu yana NN Hayat ve Emeklilik İK Genel Müdür Yardımcısı olarak görev yapıyorsunuz. Bir yabancı yönetici olarak Türkiye’ye ilk geldiğinizde neler gözlemlediniz?

Daha önce, 2013 yılında da 6 ay kadar Türkiye’de görev yapmıştım. Bu yeni görev de teklif edildiğinde hiç düşünmeden kabul ettim. Çünkü buradaki tüm ekonomik zorluklara ve belirsizliklere karşın çok hızlı değişen bir sektörde başarıyla faaliyet gösterdiğimizi biliyordum.

Gözlemlediğim bu değişim hızı çalışan nesline de yansıyor. Artık hepimiz online yaşıyoruz. Benim ekibimde şirketin geneli de gençlerden oluşuyor. 42 yaşında olmama rağmen benim bile kendimi yaşlı hissettiğim oluyor. Yeni nesil, farklı çalışma şekilleri talep ediyor. Eski iş yapış şekilleri hızla değişiyor.

Nasıl ayak uyduruyorsunuz bu değişime?

Biz şirket olarak bu değişime daha çevik, dijital ve müşteri odaklı olmayı hızlandırarak yanıt veriyoruz. Tüm bunlar organizasyonumuz, çalışanlarımız ve çalışma şeklimiz için büyük bir etki anlamına geliyor: Liderlerimizin ilham vermesi; çalışanlarımızın sahiplenmeyi, iş birliğini ve öğrenme hızını göstermesi son derece önemli. Kültürümüzün girişimci ve insan odaklı olması da değişime ayak uydurmayı kolaylaştırıyor.

Vurgulamak isterim ki çeviklik dediğimizde genellikle Google, Microsoft gibi örneklere bakıyoruz. Oysa benim için çeviklik yalnızca rahat ve eğlenceli bir iş ortamı yaratmak anlamına gelmiyor. Örneğin, buraya geldiğimde toplantıların çok uzun sürdüğünü, pek de verimli sonuçlar üretmediğini fark ettiğim için artık ekip toplantılarımızı oturarak yapmıyoruz. Bu, son derece etkili bir yöntem.

Bunun yanı sıra e-posta trafiğimiz de çok yoğundu. Yan yana oturan çalışanlarımızın, bir konuyu sormak yerine yazmayı tercih ettiğini fark ediyordum. Yakın zamanda taşındığımız yeni binamızda eski binamızın aksine daha “düz” bir ofisimiz var ve bir arada çalışıyoruz. Bu da iletişimi kolaylaştırıyor.

Dijitalleşme konusunda ise online İK aracımız sayesinde çalışanlarımızın tüm bilgilerine hızla ulaşabilmesini sağlıyoruz. Kağıdı ortadan kaldırdık, artık tüm veriler dijital ortamda bir arada tutuluyor.

Peki İK yapılanmanızda bir değişiklik oldu mu?

Eskisine oranla daha küçük bir ekibimiz var. Sadeleşmeye gitmek bizim için çok kritik. İK İş Ortaklarımız aynı zamanda Mükemmellik Merkezlerinden de sorumlu. Bu ikisi ayrı olduğunda; iyi niyetlerle hazırlanan çalışmaların bazen işin gerçekliklerinden uzak kalabildiğini görüyoruz.

Benim ekibimden en büyük beklentim; süreçleri göreceli olarak basit tutmaları, yaratıcı olmaları ve departmanlarla yakın olarak yaptıklarını en sade şekilde anlatmaları... Bana göre bunu yaptığınızda yöneticilerin uygulamaları sahiplenmesi çok daha kolay oluyor.

Bu ekip, yakın zamanda En İyi İşveren (Top Employer) Sertifikası’nın da kucaklanmasını sağladı. Neye bağlıyorsunuz bu başarıyı?

Evet, 2019 yılında da bu sertifikayı almış olmaktan büyük gurur duyuyoruz. 3 yıldır Türkiye’nin en iyi işverenlerinden biriyiz! Hatta sektörümüzde tekiz! 118 ülkede bin 500'den fazla işverenin dahil olduğu süreçte üst düzey küresel bir otorite tarafından verilen bu küresel sertifikayı üst üste üç kez alarak İnsan Kaynakları uygulamalarımızla En İyi İşveren algımızı tescillemiş olduk.

En İyi İşveren olabilmek için 10 farklı başlık altında 600’den fazla soru üzerinden analiz yapılarak sonuca varılan bir süreçten geçtik. Yetenek stratejisi, işgücü planlaması, işe alım ve oryantasyon süreci, eğitim ve gelişim programları, performans yönetiminin yanı sıra liderlik gelişimi, kariyer ve yedekleme yönetimi, ücretlendirme, yan haklar yönetimi ve şirket kültürü gibi konularda denetlendik. 

Analizlere baktığımızda bu sertifikayı almamızı sağlayan en önemli faktörün şirket kültürü olduğunu görüyoruz. Ben de kişisel olarak burada bir aile ortamı olduğunu gözlemliyor, bunun çalışanlarımız için çok önemli olduğunu fark ediyorum. 

Bunun yanı sıra, kurumdaki eğitim ve gelişim olanakları ile birlikte NN Grubu’nun bir parçası olarak sunduğumuz uluslararası kariyer fırsatlarının da en iyi işveren olmamızdaki etkisinin büyük olduğunu düşünüyorum.

Şimdi neler var gündeminizde?

İş odaklı bir İK fonksiyonu olmak birinci önceliğimiz. Faaliyet gösterdiğimiz sektördeki mücadele alanlarını ve gelişmeleri bilerek destekte bulunmak bizim için çok önemli.

Öte yandan geleceğe hazırlanmak açısından liderlik gelişimi ve bununla bağlantılı olarak yetenekleri çekmek ve tutmak da her zaman gündemimizdeki ağırlığını koruyacak.

Tüm bunların yanı sıra, kurduğumuz yenilikçi sistem ile de performansı hızlandırmaya katkıda bulunmak önceliklerimiz arasında.

Nedir yeni sistemin ayrıntıları?

NN Group’un insan stratejisi “Önce Sen” sloganı üzerine kurulu. Bu; insan odaklı olmak ve çalışanlarımızı, olabileceklerinin en iyisi olmaları için güçlendirmek anlamına geliyor. 

Bu tutkuyu harekete geçirebilmek için sistemimizi basitleştirme kararı aldık ve 1 ile 5 arasındaki bireysel performans derecelendirmelerini kaldırmaya karar verdik. Artık sistemimiz “hedef” veya “hedef altı” olmak üzere açık ve basit bir şekilde sınıflandırılıyor. Amacımız sayılara dayalı müzakereler yerine; yüksek kalitede performans görüşmelerini teşvik etmek… 

Yeni performans yönetim sistemimizin “kalbi” sık yapılan performans görüşmeleri ile atıyor. Bu görüşmelerde nelerin öğrenildiğine ve neyin desteklenmesi gerektiğine odaklanılmasını istiyoruz. Sık sık yapılan “check-in”lerin, performans yönetimi konusunda çalışan tatminini artırdığını biliyoruz. Bu sayede çalışan – yöneticileri arasındaki güven ilişkisi artıyor ve iş performansı üzerinde olumlu etkisi oluyor. 

Süreci önce yöneticilerimize anlattık ve sahiplenmelerini sağladık. Tepkileri son derece olumlu oldu.

Derecelendirmenin kaldırılmasının nasıl bir etkisi olacak?

Derecelendirmeden vazgeçip yerine geri bildirimi koymak; derecelendirme sürecinin yarattığı kaygıyı ortadan kaldıracağı için çalışanlarımızın bağlılığını artıracağına inanıyoruz. Ayrıca bu sayede geçmiş ve gelecek performansı konuşmak için daha fazla zamanımız olacak; enerjimizi rakamlar üzerinde konuşmakla harcamayacağız. Tüm bunların yanı sıra yöneticilerimiz kendilerine verilen derecelendirme skalasına bağlı kalmadan takımlarındaki performansın ücretsel karşılığını belirleme yetkisine sahip. 

Biraz da gelecekten konuşalım. İK alanında önümüzdeki dönemde hangi konular daha çok konuşulacak sizce?

Esinlendirici ve dönüştürücü liderliğin giderek daha önemli hale geleceğini düşünüyorum. Bana göre odak, sık geri bildirimden doğru zamanda doğru geri bildirim vermeye doğru kayacak. 

Bunun yanı sıra, organizasyonel performansı artırmak için veri analizi, büyük veri yönetimi gibi kavramları daha fazla konuşacağız. Tüm bunların yanı sıra tasarım odaklı düşünce yaklaşımı ile çalışan deneyimini geliştirmek de gelecekte üzerinde daha fazla düşünmemiz gereken konu başlıklarından biri haline gelecek. 

Peki bu değişime hazırlanmak konusunda neler tavsiye ediyorsunuz?

Geleceği beklemeyin; etkileyici değişiklikleri yapmaya şimdi başlayın. Bizim yeni performans sistemi konusunda yaptığımız gibi…

Ve son olarak: Bana İK konusunda neye odaklanmak gerektiğine yönelik öneri soranlara şu yanıtı veriyorum: İşle ilgili zorlukları anlayın, yalnızca bir destek fonksiyonu gibi hareket etmek yerine tartışmanın bir parçası olun ve fark yaratmaya çalışın.

“BİRLEŞMİŞ MİLLETLER GİBİ BİR AİLEM VAR,  FARKLI KÜLTÜRLERE ALIŞKINIM”

Hong-Wha Ling, yarı Çinli bir baba ile Hollandalı bir annenin çocuğu. Eşi Romanyalı, 8 yaşındaki kızı da Romanya’da dünyaya gelmiş; geçen Ekim ayından beri de İstanbul’da yaşıyorlar. Gülümseyerek “Birleşmiş Milletler gibi bir aileden geliyorum. Farklı kültürlerle iletişim kurmaya son derece alışkınım” diyor.

Peki, kariyer öyküsü de bu çeşitliliği yansıtıyor mu? Kesinlikle evet. Meslek hayatına Hollanda ING Bank’ta işe alım alanında başlayan Hong – Wha Ling, daha sonra Romanya ofisinde ücret ve yan haklar konusunda çalışmaya başlamış. Sözü kendisine bırakalım mı? “Bu, kariyerim için yeni bir başlangıçtı. Bu alanda hiçbir deneyimim yoktu; Romanya’yı ve oradaki yasaları da bilmiyordum. Ama kabul ettim ve denemek istedim. 3,5 yıllık bu deneyim benim için büyük fırsat oldu”. 

Ardından, NN’in ING Bank’tan ayrıldığı dönemde Hollanda’ya dönerek ücret ve yan haklar yönetimi sorumluluğunu üstlendiğini söyleyen Hong-Wha Ling, sonrasında NN Group Merkezde Üst Düzey İK Yöneticisi olarak Delta Lloyd ile entegrasyon süreçlerini yönettiğini belirtiyor. 

İşe alım, ücretlendirme, yan haklar ve İK iş ortaklığında 15 yıllık deneyime sahip olan Hong-Wha Ling’a göre, NN bünyesinde İK alanında çalışmanın en güzel yanlarından biri çeşitliliğin yoğun yaşanması… Merkezdeki büyük İK ekibinin uluslararası background’dan geldiğini vurgulayan Hollandalı yönetici, çeşitliliğin kurum bünyesinde her zaman desteklendiğini dile getiriyor.