Çalışan uyum programlarının ‘performans’ ve ‘motivasyon’ anahtarı nedir?

Etkili Çalışan Uyum programı kesinlikle fark yaratıyor. Dünyaca ünlü bir üniversite bundan birkaç yıl önce çalışan işe uyum programını revize etmeye karar verdi. Araştırmacılar, 80 farklı departmanda 70 farklı unvana sahip olan, üniversiteye yeni katılan 116 kişi arasında bir çalışma yaptı. Yeni programa katılan ile katılmayan kişiler arasında bir kıyaslama gerçekleştirildi.

Altı aydan kısa süredir üniversitede olan çalışanlara yönelik gerçekleştirilen üç saatlik yeni işe uyum semineri birçok alana odaklanıyordu: Yeni çalışanların organizasyonun bir parçası gibi hissedebilmelerine, üniversitenin dili ve kültürü hakkında daha fazla şey öğrenmelerine ve üniversitenin temel işyeri prensiplerini daha iyi anlamalarına yardımcı olmak… 

Eğitim; sunumları, başkanın videoya kaydedilmiş hoş geldiniz mesajını ve üniversitenin misyonunu, tarihini, yapısını anlatan bir videoyu içeriyordu. Kendilerine ayrıca bir bilgi kitapçığı iletilen çalışanlar, organizasyondaki geleneklere ve dile aşina hale gelmek adına bir uygulamaya da katılıyordu. 

Yeni programın sadece spesifik görevler ile çalışma gruplarına değil organizasyonun geneline odaklandığını belirten yöneticiler; bunun tarih, hedefler, değerler ve dili içeren bir “merhaba” olduğunu belirterek ekliyor: “Eskiden işe uyum programı sadece geleneksel bilgileri ve teknik ayrıntıları içeriyordu”. 

Araştırmacılar sonuç olarak iki hipoteze vardılar: 

- Bu işe uyuma katılan çalışanlar, katılmamış olanlarla kıyaslandığında daha sosyal hale geliyordu. 

- İşe uyuma katılım, organizasyonel katılıma olumlu yansıyordu. 

Anketler, çalışanlara seminer öncesi ve sonrasında gönderildi. Örneklem grubundaki 116 çalışandan, 55’i seminere katıldı. Tüm katılımcılar programdan önce ve program bittikten 10 hafta sonra bir anket aldı. Seminere katılanlar, eğitimin hemen sonrasında bir anket doldurdu. 

Sonuçları analiz eden uzmanlar, işe uyuma katılan çalışanların “hedefler, değerler ve tarih” alanlarında çok daha sosyal olduğunu belirledi. Bu kişiler aynı zamanda işverene daha fazla bağlılık gösterdi.

Uzmanlar fikirlerini şöyle aktarıyor: “Arada büyük fark olduğunu gördük. Programa katılmış olanlar, katılmayanlarla kıyaslandığında pek çok boyutta daha sosyalleşmiş hale geliyordu. Ayrıca programa katılanların meslektaşlarıyla daha iyi ilişkiler kurabildiğini belirledik. Bu son sonucu beklemiyorduk çünkü işe uyuma, çalıştıkları kişilerle birlikte katılmamışlardı. Bunu, kişilerin hemen iletişime katılabilmesine ve ilişkilere adım atabilmelerine bağlıyoruz”. 

Araştırma, işe uyum içeriğinin de kritik öneme sahip olduğunu gösteriyor. İşe uyum programlarının genelde göz ardı edildiğini; bunlara hemen herkesin sahip olmasına karşın son derece etkisiz kullanıldığını vurgulayan uzmanlar, bu şirketlerin çalışanları elde tutma ve tatmin oranlarını artırma konusunda büyük bir fırsat kaçırdığını dile getiriyor. 

Çalışan uyumunun kişiyi işe aldığınız ilk andan başladığını, tanışmanın ötesine geçtiğini belirten uzmanlara göre bir çalışanın şirkete tamamen entegre olması bir yıl kadar sürebiliyor. Uzmanların işe uyum konusundaki hedeflere ilişkin önerileri şöyle:

Kişiye hoş karşılandığını hissettirin. “Dikkat ediyoruz, çalışanlar emekli olurken parti veriliyor, ama işe yeni başladığında verilmiyor” diyen uzmanlar, “Neden aynı heyecanı çalışan işe başladığında da yaşatmıyorsunuz ki?” diye soruyor. 

Çalışanla ilgili olumlu algılar geliştirin. Özellikle yöneticinin kişisel olarak işe uyuma dahil olması gerekiyor. Yönetici işgünün başında, öğle yemeği saatinde ve günün sonunda hazır bulunmalı. Eğer yöneticinin öğle yemeği konusunda bir sıkıntısı varsa, yeni çalışan için mutlaka bir öğlen yemeği partneri bulmalı. 

İş kararını onaylayın. Çalışan işteki ilk gününü, doğru seçimi yaptığı ve çalışmak istediği türden bir şirketle el sıkıştığı hissiyle bitirmeli. 

Eğitim zamanını kısaltın. Tüm günü kâğıt işi ve prosedürlerle geçirmeyin. Zamana yayın ve her gün birazını tamamlayın. Çalışan Uyum programını aşamalı olarak gerçekleştirin. İlk gün kısa bir toplantı, ertesi hafta ikinci bir toplantı yapın. İlk üç dört hafta, kısa toplantılar yapmayı sürdürün. Bunları, organizasyonun değişik departmanlarında ve yerlerinde yapın. Çalışan Uyum programını, kişinin organizasyonda süregelen tüm etkinlikleri gözlemlemesine fırsat verecek şekilde kurgulayın. 

Yeni çalışanı rahat ettirin. Bu deneyim çalışanı, iş yeri ve iş arkadaşları konusunda iyi hissettirmeli. 

Çalışan Uyum programının organizasyonun misyonunu, değerlerini ve kültürünü yansıtmasını sağlayın. İster bir aile şirketi ister çok uluslu bir dev olsun, insanlar logolu tişörtlerini plajda giymekten gurur duyabilecekleri bir şirkette çalışmak ister. Hatta kimi şirketler çalışanın yeni işine başladığı ilk gün evine çiçek ve tüm ailesi için tişörtler gönderiyor. 

Çalışanı, görev yapacağı alana mümkün olduğu kadar çabuk yönlendirin. Onlara bir iş verin ve bu yeni enerjiyi, adayın işe başlamasını dört gözle bekleyen aşırı iş yükü altındaki ya da yetersiz personelle çalışan ekibe verin. 

Pek çok İnsan Kaynakları çalışması gibi işe uyum da sadece İK’nın işi değildir. Kabul edelim: İşe yeni başlamış olan kişiler İnsan Kaynakları’ndan çok, bağlı oldukları yöneticinin söylediklerini can kulağı ile dinleyecektir. Yeni işe alınanların başarısından sorumlu tutulan yöneticiler konuyla ilgili daha fazla çaba harcayacaktır. 

Yeni işe başlayan kişilere, ilk birkaç hafta hatta gün içinde ulaşabilecekleri hedefler koyun. İnsanlar bir organizasyona girdiklerinde gerçek bir iş yapmalarına izin verilmediğini hissederlerse, bundan nefret edeceklerdir. 

Çalışan uyumundaki gelişmelerin, işgücü devir oranını nasıl etkilediğini takip edin. 

Organizasyonunuzun kültürünü işe yeni aldığınız kişiye tanışmanız için büyük bir fırsat olan işe uyum oturumlarının içeriği hafife alınmamalıdır.

İyi bir içerik, çalışanın potansiyel verimliliğini sıçratırken, yetersiz bir içerik çalışanın firmaya katılmakla yanlış bir karar alıp almadığını sorgulaması yönünde acı bir mesaj olabilir. Bu nedenle işe uyum programlarının içeriğini hazırlarken birkaç noktaya dikkat etmek gerekir: 

Yeni çalışan için öğrenme eğrisi ne kadar zor? İş ortamında tamamen verimli hale gelmesi ne kadar sürebilir? Bu önemli bir noktadır çünkü eğer daha yoğun bir işe uyum programı geliştirmeye yatırım yapmayı planlıyorsanız, ek zaman ve paraya ihtiyacınız olacak. Ayrıca, eğer yeni oturumlar mevcut programlar için harcanan zamandan daha fazla ise çalışanları işten biraz daha uzak tutmanız gerekeceğini unutmamalısınız. Bu nedenle, yapacağınız yatırımın şirket için ne kadar değerli olduğunu anlatmanız gerekebilir. Belki de öğrenme eğrisini kısaltmak ve / veya çalışmama süresini azaltmak için neler yapılabileceğini gösterebilirsiniz. 

Çalışanın iş ortamında tamamen verimli olabilmesi için hangi özel konuşma dilini, terimleri ve farkları anlaması gerekiyor? Yeni çalışanın, organizasyonun nasıl bir iç çalışması olduğunu; örneğin şirketteki kilit kişilerin kimler olduğunu anlamayabildiğini hatırlamak önemlidir. Bu nedenle işe uyum programınızın içeriğinde, çalışan işine başlamadan önce şirket ve departmanı ile ilgili bilmesinin yararlı olacağı tüm konular yer almalıdır. 

Yeni çalışanlar sahip olmadıkları hangi özel becerilere yeni işlerinde ihtiyaç duyabilirler?

Terim ve farklarla benzer bir biçimde, yeni görev için özel becerilere sahip olmak da yararlı olabilir mi? Eğer işe uyum için farklı departmanlardan gelen çalışanlarınız varsa, yeni çalışanlar arasındaki var olmayan becerilere ilişkin ortak bir tema tespit edebilir, bu becerilerin kazandırılabilmesi için bir workshop ya da seminer önerebilirsiniz. Bu sayede işe başladıklarında öğrenme eğrileri kısaltılmış olur. 

Bunun yanı sıra, üç ile altı ay arasında zamandır organizasyonunuzda bulunan kişilerle görüşüp, düşüncelerini öğrenebilirsiniz. İkinci olarak, destek verdiğiniz yöneticilerle konuşun. Yeni çalışandan neleri beklediklerini öğrenmek yararlı olabilir. Son olarak, Çalışan Uyum programını bir bürokratik işlem gibi görmeyin. Hatta belki de asıl işe uyum başlamadan önce çalışanların gerekli kâğıt işlemlerinin tümünü tamamlamasını sağlayabilirsiniz. 

Bütünsel bakarsak, işe uyum bir kerelik uygulama yerine devam eden bir deneyim olarak görülmelidir. Yöneticilerinizle çalışarak sadece yeni başlayan çalışanlarınızı doğru yönlendirmekle kalmaz, her altı ayda bir güncellemeler yaparak onların mümkün olduğu kadar verimli çalıştığından emin olabilirsiniz. Bu sayede de çalışmama oranını ve maliyetleri azaltır.