İpragaz İK'nın "enerjisi" değişti

İpragaz kurulduğunda takvimler 1961 yılını gösteriyordu. O günden bu yana enerji sektöründe pek çok yeniliğe imza atılan şirkette, son dönemde İnsan Kaynakları alanında da ciddi bir hareketlilik var: Genişleyen İK ekibine dijitalleşme ve İK analitiğinden sorumlu kişiler katıldı, İbiza adlı staj programı İpragaz bünyesinde bir başarı öyküsü oldu, Hipbi markası altında çalışanların katılımı ve sahiplenmesiyle yenilikçi projelere imza atıldı.

2017 yılının Nisan ayı itibariyle görevi devralan İpragaz İK Müdürü Ayça Targün, “Gelecekle alakalı hayallerimiz ile denk düşecek farklı bir organizasyon yapısı yaratmayı hedefledik” diyor. Gelin, bu hedeflerin neler olduğuna, bu süreçte neler yapıldığına birlikte kulak verelim.

Öncelikle İK yapılanmanızdan başlayalım. Kaç kişilik bir gruba, nasıl bir yapıda hizmet üretiyorsunuz?

İpragaz bünyesinde, grup şirketlerimizle birlikte 1300’e yakın kişi çalışıyor. Biz de İnsan Kaynakları ekibi olarak 22 kişiyiz. Temel İK uygulamaları ile birlikte idari ve özlük işleri, süreçlerini doğrudan Genel Müdürümüze bağlı olarak hayata geçiriyoruz. Ben ayrıca Hollanda’da yer alan merkez ofise de bağlıyım; oradaki İK Direktörü’müze de raporluyorum.

Nisan ayında atamamın yapılmasıyla birlikte, kadromuzun yapılanmasında da sayısında da değişiklikler oldu. Bu arada CEO değişikliği de yaşadık. Kısacası hareketli bir dönemi geride bıraktığımızı söyleyebilirim.  

Neler değişti İK bünyesinde?

Biz eskiden daha generalist olarak çalışıyorduk; ekibimizin tüm üyeleri tüm süreçlerden sorumluydu. Ancak önümüzdeki yıllarda gerçekleştirmek istediğimiz hedef ve hayaller doğrultusunda uzmanlaşmaya gitmeye karar verdik. Dolayısıyla artık belirli süreçlerin sahipleri olan arkadaşlarımız var.

Örneğin ekipteki bir arkadaşımız artık sadece performans yönetimi ve onunla konuşan yan süreçlerden sorumluyken, eğitim başka bir arkadaşımızın, seçme yerleştirme ve işveren markası ya da ücretlendirme başka arkadaşımızın sorumluluğu altında.

Yeni eklenen fonksiyonlar var mı?

Dijitalleşme, tüm dünya için olduğu gibi bizim için de önemli konulardan biri. İK dünyasında neyi dijitalleştirebileceğimize, sonuçlara nasıl katma değer sağlayabileceğimize bakıyoruz. Bu nedenle ekibimize bu konudan sorumlu bir arkadaşımızı dahil ettik.

Öte yandan, İK olarak ne tür analizler yapabildiğimiz, kendimizi rakamsal olarak nasıl ifade ettiğimiz de önemli bir diğer konu... Hepimizin bildiği gibi artık İK’nın da şirketin toplamına ne kadar katkıda bulunduğunu kanıtlayabilmesi gerekiyor. Bu doğrultuda İK analitiğinden sorumlu bir arkadaşımız da var artık ekibimizde.

Peki neler var temel olarak odağınızda?

Jenerasyonların farklılıkları bizim için çok önemli. Organizasyonumuzda ağırlıklı olarak X nesli görev yapıyor. Bununla birlikte Y kuşağının sayısı da son dönemde artıyor, hatta artık Z kuşağını düşünmeye başladık. Bu nedenle bu nesillerin hem birbiriyle konuşabilmesi hem de birbirini anlaması bizim için çok önemli. Y’lerin farklı bakış açısı kadar X’lerin deneyimi de bizim için kıymetli. Bunun bir karması olması gerektiğini düşünüyoruz.

Bu sebeple farklı nesillerin beklentilerine uygun olarak kendi organizasyonumuz içinde bazı ufak dokunuşlar, farklılıklar yaratmak bizim için odak konularından biri. Kendi ekibim içinde pek çok esneklik alanı oluşturduk. Bu esnekliklerin organizasyonun bütününe de yayılmasını hedefliyoruz.

“YETENEK KAVRAMI BİZİM İÇİN,
SADECE YÖNETSEL POZİSYONLARDA YUKARI ÇIKACAK ARKADAŞLARIMIZDAN İBARET DEĞİL”

Dijitalleşme ve İK analitiğinin gündemlerindeki önemli konular olduğunu vurgulayan Targün, yetenek yönetiminin ise değişmez şekilde odaklarında olduğunu dile getiriyor: “Örgütlerin kopyalanamaz tek kaynağının insan olduğunu artık hepimiz biliyoruz. Bu nedenle, yetenekleri bulmak ve elde tutmak bizim için her zaman çok önemli bir konu olacak. Tüm süreçlerimizin özünde de bu var. Organizasyonumuzun devamlılığı için nasıl bir yedekleme planı yaptığımız; kimlerin nerelerde konumlanabileceği bizim için son derece önemli.

Bu arada yeteneği sadece yönetsel pozisyonlarda yukarı çıkabilecek çalışanlarımız olarak görmüyoruz. Dünya sadece onların etrafında dönmüyor ya da sadece onlar lokomotif değil şirketimizde... Birlikte yol almaktan çok memnun olduğumuz pek çok arkadaşımız da var. Dolayısıyla sadece yetenek havuzundaki çalışanlarımıza yatırım yapmıyoruz”.  

Geçtiğimiz dönemin öne çıkan uygulamaları neler oldu?

Stajyer programımız, İpragaz bünyesinde fark yaratan uygulamalardan biri oldu. Bugün ekibimizde İK analitiği sürecini yöneten arkadaşımızı bu program doğrultusunda seçtik. Ajans desteği de alarak, ilgi çekici olması açısından İbiza (İpragaz Business Academy) olarak adlandırdığımız ve tüm yaz dönemini içine alan bu programda amacımız hem genç arkadaşlarımıza kurumsal hayatla ilgili temel bazı kazanımlar sunmak hem de staj sonrasında yola birlikte devam edebileceğimiz yetenekleri keşfetmek.

İbiza gerçekten çok özel bir tasarıma sahip. Yaklaşık 15 öğrencinin katıldığı program hem merkez hem de sahayı kapsayan ciddi bir oryantasyon süreci ile başlıyor. Müdürlerimiz onlara hem iş süreçlerini anlatıyor hem de kurumsal hayatla ilgili deneyimlerini paylaşıyor; bir anlamda mentörlük yapıyor. Arkadaşlarımız, sonrasında Genel Müdürümüz ile bir araya geliyor, kendilerini tanıtıyor. Genel Müdürümüz de kendi deneyimlerini onlarla paylaşıyor.

Staj bitiminde ise yine Genel Müdürümüz ile bir araya gelerek, fırsatları olsa İpragaz’da neyi değiştireceklerine yönelik bir sunum yapıyorlar. Bu sayede biz de onların bakış açısıyla farklı fikirler ediniyoruz. Yine öne çıkan bir başka uygulamamız da çalışanlarımızın dahil edilmesi ve süreçleri sahiplenmesiyle pek çok yenilik yapmamızı sağlayan Hipbi (Happy Interaction Projects by İpragaz) oldu.

Nasıl bir öyküsü var Hipbi’nin?

Bundan 2 sene kadar önce, İpragaz’dan 5 kişilik bir grup olarak, gruba bağlı ülkelerden biri olan Polonya tarafından düzenlenen inovasyon ile ilgili bir eğitim programına katıldık. Programın sonucunda bir proje geliştirmemiz istendiğinde, çalışanları örgüt iklimi ve motivasyon gibi İK süreçlerinin teknik dışı alanlarındaki süreçlere nasıl dahil edebileceğimiz konusuna odaklandık. İK’nın geliştirdiği projelerin, çalışanların dahil olmaması durumunda sahiplenilmediğini bildiğimiz için, süreci çalışanlarımız ile birlikte tasarlamak fikrini geliştirdik.

Bu doğrultuda beklentileri belirlemek üzere bir anket yaptıktan sonra İpragaz için çok yenilikçi olan bir şekilde birçok workshop gerçekleştirdik. Genç çalışanlarımızın da müdürlerimizin de katıldığı çalıştaylarda, organizasyon içinde farklı neler yapabileceğimizi, bunların kaynağının nasıl bulunabileceğini konuştuk, fikir geliştirdik.

Sonuç olarak ortaya, bütçesi mütevazı ancak inanılmaz katma değeri olan projeler çıktı ve İpragaz’da yepyeni bir süreç başladı: Yaş günlerimizde artık izinliyiz. Yiyecek otomatlarımızın içerikleri değişti. Artık binamızda bir cafe’miz var. Giyim kodu olarak Serbest Cuma ve Mutlu Pazartesi günlerine geçtik.

Hipbi artık genç arkadaşlarımıza emanet. Arkadaşlarımız spor ve sosyal alanlarda kulüpler (basketbol, gönüllülük kulübü vb. gibi) kurup aktif biçimde çalışıyorlar.

“İPRAGAZ BÜNYESİNDE İLK KEZ FARKLI FORMATTA EĞİTİMLERLE ÇALIŞANLARIMIZI ÇOCUKLUKLARINA DÖNDÜRMEK İSTEDİK. ÇÜNKÜ ORADA YARATICILIK, ÇÖZÜM ODAKLILIK VAR”

“Geride bıraktığımız dönemde, bir yeniliği de eğitim programlarımız konusunda gerçekleştirdik.

Öncelikle, eğitim programlarımızın “yapmak” ve “olmak” ile ilgili iki boyutunun olması gerektiği felsefesinden yola çıktık. Çalışanlarımız mevcut işlerini yaparken, onlara nasıl destek olacağımıza bakmak sürecin “yapmak” ile ilgili bölümü. Bunu da e-öğrenmelerin sosyal etkileşimle bütünleştiği yenilikçi versiyonlarını kullanarak sunuyor ve bilgi transferini bu araçla sağlıyoruz. Dijital araçlarla bilgi aktarımını gerçekleştirdikten sonra pratiği görmek için bir araya gelmenin de mutlaka gerekli olduğuna inanıyoruz.

Bunun yanı sıra, İpragaz’ın önemli değerlerinden biri olan değişim / dönüşüm kavramı noktasında; yani “olmak” kısmında, çalışanlarımıza katkı sağlamamız gerekiyordu. Duygusal okur yazarlık, merhametli olmak, içindeki çocuğu görebilmek ve bu sayede daha yaratıcı, çözüm odaklı hale gelebilmek kıymetli noktalardı. Bu doğrultuda Pusula Akademi çatısı altında, arkadaşlarımızı kendi çocukluklarına götürmek istedik. Çünkü orada direnç yok, imkânsızlık kavramı yok; yaratıcılık ve çözüm odaklılık var.

Bu sebeple sanat atölyelerini kullanmak istedik ve çalışanlarımızı dans, resim, tiyatro, doğaçlama, ritim atölyelerinde bir araya getirdik. Birçoğu, çocukken yapmaktan çok keyif aldığı ama zaman içinde unuttuğu yeteneklerini yeniden fark etti.
Koçluk ile de desteklenen çalışanlarımız akademi kapsamında günlük rutin içinde farkında olamayacağımız pek çok konuda projeler geliştirdiler.

İpragaz bünyesinde bugüne kadar ilk kez yapılmış bu eğitimleri şu ana kadar 2 grup tamamladı. Katılımcılarımız çok mutlu oldu ve biz de tüm akademi eğitimlerini bu formata dönüştürmeyi hedefliyoruz.