FNSS’nin İK Analitiği yolculuğu

Mehpare Alp
FNSS İnsan Kaynakları Direktörü 

2 yıl önce şirketimizin stratejik planı hazırlanırken İnsan Kaynakları stratejilerimizin de üzerinden geçtik ve bundan sonrası için kendimize bir motto belirledik: “Proaktif İK”. Proaktif bir bakış açısıyla, bizi stratejik hedeflerimize taşıyacak alanları tek tek belirledik. İK’nın Güvenilir Danışmanlığı projesinin tohumları da bu esnada atıldı. Projemiz bu yıl 19’uncusu düzenlenen Brandon Hall İK Mükemmellik Ödülleri kapsamında “En iyi İK Veri Analitiği”, “En iyi İK Yönetimi İnovasyonu”, “En İyi İK Stratejisi ve Ölçüm Modeli” kategorilerinde 3 altın madalya kazandı. Size biraz İK Analitiği yolculuğumuzdan ve projenin detaylarından bahsetmek istiyorum.

Neden İK Analitiği?

Deloitte’un 2018 yılı İK Trendleri araştırmasına göre “İnsan Data”sı önem derecesi olarak ikinci sıraya yükseldi. “Analitik tasarım ve yorumlama”da İK alanında araştırmalar yapan profesyonellerin tanımladığı temel İK yetkinlikleri arasına girmiş durumda. Geleceğe dönük öngörülerde bulunmak, fırsatları fark etmek ve strateji geliştirmek adına “veri” artık altın değeri taşıyor. Biz de yeteneği en iyi şekilde yönetmek adına “İK Analitiği” başlığını mercek atına aldık.

Nereden başladık?

Biz işe en temel noktadan başladık ve elimizde “veri” adına ne var ne yok ortaya döktük. Bu ilk aşamada amacımız anlamlı verileri ve metrikleri takip ettiğimizden emin olmaktı. Tüm İK ekibi bu çalışmaya dahil oldu. İşe alım, işten çıkış, performans değerlendirme, eğitim & gelişim, fazla mesai yönetimi vb. tüm alt süreçlerimizi bu anlamda gözden geçirdik, fayda üretmeyen metrikleri eledik ve yeni metrikler tanımladık. Bu aşama, İK Analitik çalışmamızın ilk fazını oluşturdu.

İK ekibinin rolü

İkinci fazda, her bir süreç için belirlenen metrikler doğrultusunda, o süreçte görev alan ekipten son birkaç yılın verisini analiz ederek yorumlamasını ve çıkarımlarını tüm İK ekibine sunmasını istedik. Bu sunumlara İK ekibinin tamamının katılması kritik noktalardan biriydi. İK çalışanlarımız sunumları dinlerken bir yandan birbirlerinden ilhamlanma, büyük resmi görme, birlikte değerlendirme ve ortak akıl yürütme fırsatı yakaladı, diğer yandan da herkes yaptığı işin bütün içindeki yerini ve şirket için yarattığı katma değeri fark etme olanağı buldu.

Bu çalışma, ekibimizin motivasyonu ve takım çalışması için oldukça güzel bir zemin yarattı diyebilirim. Sunumlar yapıldıkça, paylaşılan çıkarımlar odaklanmamız gereken gelişim alanlarını ortaya dökmeye ve büyük resmi yansıtmaya başladı.

Peki çalışanlarımızın beklentisi ne?

Yaptığımız analizler, sistemlerden akan verilerin çıktısıydı. Biz, çalışanlarımızın da sesini duymak ve bunları da analizlerimize eklemek istedik. Diyalog Görüşmeleri adını verdiğimiz yapılandırılmış bir çalışma ile çalışanlarımızla yaptığımız birebir görüşmelerde onlara beklentilerini, nelerden motive olduklarını, iyi giden ve daha iyi olabileceğini düşündükleri alanları sorduk. Ayrıca, İnsan Kaynakları sistemlerinden memnuniyetlerini ölçen çeşitli anketler yaptık.

Birbiri ile konuşturduğumuz tüm bu analizlerin sonuçları yetenek yönetimi, çalışan gelişimi ve çalışan bağlılığı adına güçlü kaslarımızı ve gelişim alanlarımızı işaret ediyordu. Ortaya çıkan değerli sonuçları yalnızca üst yönetimimizle değil yöneticilerimizin tamamı ile paylaşmaya karar verdik.

İnsan odaklı yaklaşım ve İK’nın danışmanlık şapkası

İşte bu noktada çalışmamızın üçüncü fazı, yani İK’nın Güvenilir Danışmanlığı Projesi hayat bulmaya başladı. İK profesyonelleri olarak hepimizin iyi bildiği bir şey var ki o da ne anlattığının yanında nasıl anlattığının da çok önemli olduğu. Çalışmayı yapılandırmaya şu soru ile başladık: “Analizlerimizin sonuçlarını yöneticilerimizle nasıl paylaşırsak daha verimli ve etkili olur?”

Bizim kurum kültürümüzün odağında insan var, insana dokunmak İK olarak da güçlü kasımız. Yöneticilerimizle yapacağımız toplantıları yapılandırırken “insan” değerini ön plana çıkardık. Önyargı ya da varsayımlardan uzak bir şekilde verilerle konuşan, bölüme özel yapılandırılmış toplantılar ile bire bir dokunan, onların ne düşündüğünü ve veriyi nasıl yorumladıklarını merak eden, bakış açılarını, farklı fikirlerini, sorularını ve beklentilerini dinleyen, çalışan yönetiminde başarılı oldukları yerleri ve güçlü yanlarını takdir eden, gelişim alanlarıyla ilgili ilham veren yani işbirliği yapan ve güven yaratan, “Danışman” rolünde bir İK olmayı seçtik. Yöneticilerimizin toplantılar sırasındaki ilgisi, daha fazlası için merakı ve aldığımız geri bildirimler bize doğru yolda olduğumuzu hissettirdi.

Analizleri farklı kılan neydi?

Çalışmada yaptığımız analizleri, standart analiz ve raporlamalardan ayıran birkaç kritik nokta vardı. Bölüm özelinde yapılan analizleri şirket genel ortalamaları ile bir arada sunduk. Böylelikle yöneticiler kendi bölüm sonuçlarını şirketin genel durumu ile kıyaslama ve yorumlama imkanı buldu.

Diğer bir önemli nokta, sistemlerden akan verilerin analizlerini, çalışanın algı ve beklentisini yansıtan memnuniyet anketleri ve diyalog görüşmelerinin çıktıları ile harmanlayarak vermekti. Örneğin, performans değerlendirmede son 2 senede belirlenen hedeflerin ne derece SMART olduğu, bölüm içi not dağılımı nasıl vb. gerçeği yansıtan analiz sonuçlarını, performans memnuniyet anketinin o bölüm özelindeki sonuçları ile bir arada aktardık. Bu iki farklı veriyi birlikte yorumlamak, doğru çıkarımlarda bulunmak adına elimizi güçlendirdi. Başka bir önemli nokta ise performans değerlendirme, eğitim, işe alım, fazla mesai gibi farklı süreçlerden akan verileri tek bir sunumda toplamış olmaktı. Hepsini bir arada değerlendirmek, çalışan yönetiminde her bir sürecin birbirini nasıl etkilediğinin farkına vararak büyük resmi görmeyi sağladı. Son olarak, veriyi İK perspektifinden bakarak yorumlamamız ve anlamlı çıkarımlarda bulunmamız yöneticilere ışık tutması açısından oldukça önemliydi.

İK’nın Güvenilir Danışmanlığı bize ne kazandırdı?

Tüm bölümlerle tek tek yaptığımız toplantılar tamamlandığında artık bölüm özelinde güçlü yanları, gelişim alanlarını ve bölüm yöneticileri ile hem fikir olduğumuz aksiyonları ve projeleri belirlemiş durumdaydık. Bazı bölümlerde toplantıların hemen sonrasında aksiyon aldık. Performans not dağılımı, SMART hedef belirleme, eğitim katılımı ve eğitim saatleri, fazla mesai gibi farklı pek çok alanda sevindirici iyileşme sonuçlarını hızlıca gözlemleme imkanı yakaladık. Orta ve uzun vadede görmeyi hedeflediğimiz iyileşmeleri de yine veriler üzerinden takip ediyoruz.

Bu çalışmanın diğer bir güzel çıktısı da sistem üzerinden ulaşabileceğimiz analiz ve raporlamaların içeriğini belirlemiş olmaktı. Bundan sonraki süreçte bölüm yöneticileri ile üzerinde hemfikir olduğumuz pek çok analizi sistemde anlık olarak görüntüleyebileceğiz ve planlanmış zamanlarda bir araya gelerek sonuçları birlikte yorumlayacağız.

Toplantılarda her bir sistemin ne amaçla kurgulandığının ve nasıl kullanılırsa fayda sağlayacağının tekrar üzerinden geçme imkanı da yakaladık. Sadece gelişim alanlarını konuşmakla kalmayıp başarılı oldukları alanlarda da onları takdir ettik. Bana göre bu projenin en önemli kazanımı, yöneticilerimiz ile iş birliği içinde olan ve danışman rolü ile onların yanında duran bir İK olarak, bize duyulan güveni pekiştirmiş olmamız.

Projenin tamamlanmasının ardından tüm yöneticilerimize bir anket yaptık ve İK’nın Güvenilir Danışmanlığı Projesi ile ilgili değerlendirmelerini sorduk. Memnuniyet oranı %91 ve gelen yorumlar oldukça mutluluk verici. Yazının başında da belirttiğim gibi Brandon Hall İK Mükemmellik Ödülleri kapsamında projenin başarısını uluslararası arenada da tescillemiş olduk.

Bu projede insan odağını ön planda tutarak verilerin ışığında hareket etmenin katma değerini hep birlikte görmüş olduk. Bundan sonraki süreçte de gerek problemlere çözüm ararken gerekse fırsatları değerlendirirken, “danışman” rolümüzü etkin bir şekilde kullanmayı hedefliyoruz.