30 yaşında (ve artık daha esnek) bir liderler okulu: P&G Türkiye

Eğer yakın zamanda yolunuz P&G İstanbul ofisine düşerse sakın şaşırmayın: Çünkü bu “kampüs”te Genel Müdür dahil hiç kimsenin masası,
dolabı yok;geniş ortak kullanım alanları, yüksek teknoloji ürünü iş istasyonları var. Bu yatay binada, asansör bekleyerek vakit kaybetmek yok;
“tutku, hız ve işbirliği” mottosuna uygun olarak esneklik, sürdürülebilirlik ve dijital bir hayat var.

“İş ortamımızı, Flex@work esnek çalışma modeli konseptimizi ilham alarak yarattık. Artık o kadar disiplinler arası, tüm departmanlar iç içe çalışıyoruz ki temel ihtiyacımız her an bir arada olabilmek…” diyen
P&G Türkiye ve Kafkasya İnsan Kaynakları Direktörü Bilgehan Ergenekon Bilen, çalışanların değişen ihtiyaçlarını dikkate alarak
daha esnek ve mobil bir şekilde çalışabilecekleri geniş bir ortak çalışma alanı oluşturduklarını dile getiriyor.

Peki, Flex@work kavramı tam olarak ne anlama geliyor? Blind Lunch adı verilen uygulama ile ne amaçlanıyor?
Türkiye’deki 30’uncu yılını 2017’de geride bırakan P&G’de bundan sonrası için temel olarak neler hedefleniyor? Biz sorduk, Bilen yanıtladı.

2017, sizin için özel bir yıldı: Türkiye’deki 30’uncu yılınızı geride bıraktınız. Yine aynı yıl içinde yeni ve yenilikçi ofisinize; P&G İstanbul Kampüs’e taşındınız. Nereden çıktı Kampüs’te olma ihtiyacı?

Bundan 15 yıl önce, o zamanki ofisimize taşındığımızda dönemin gerekliliklerine göre en uygun ve yenilikçi ofislerden birini seçmiştik. 99 depreminin hemen sonrasıydı; bu nedenle Anadolu yakasındaki en güvenli binalardan biri olması bizim için temel ihtiyaçlardan biriydi. Oda sistemi yoktu; P&G’nin şeffaflık ve açıklığı benimseyen kültürü ile uyum sağlıyordu.

Ancak zaman içinde çalışma tarzımız değişti. Artık o kadar disiplinler arası, tüm departmanlar iç içe çalışıyoruz ki, bir plazada 9 kata bölünmek fiziksel olarak yakın çalışmanın önünde bir engel oluşturuyor. Toplantı organize etmek, asansör beklemek zaman kaybına neden oluyor.

Kısacası yatay bir binaya geçmek; daha yakın ve bir arada çalışmak bizim için temel ihtiyaç haline gelmişti. “Tutku, iş birliği ve hız” mottomuzun içindeki tüm değerleri yaşatmak istiyorduk. Öte yandan daha esnek, daha yeşil olmayı da günümüzün temel ihtiyaçlarından biri olarak görüyoruz.

Sonuç olarak katlardan, bürokrasiden, kendimize ait masalardan, dolaplardan arındırılmış bir Kampüs yarattık ve iş ortamımızı bir adım ileri taşıyarak tamamen dijital, Flex@work esnek çalışma modeli konseptine uygun hale getirdik.

Flex@work ne anlama geliyor?

Çalışanlarımızın, günümüz koşulları altında sonuç odaklı bir iş çevresinde iş sorumlulukları ve gündelik yaşamları arasında bir denge kurması gerektiğini biliyor; Flex@work kültürümüzle, bireylerin farklı ihtiyaçlarını karşılayarak iş sonuçlarını daha da iyileştirmeyi amaçlıyoruz.
Sağladığımız esneklikle birçok çalışanımız işe geliş ve çıkış saatlerini esnetebiliyor veya evinden çalışabiliyor.

Çalışanlarımızın ihtiyaçları ve koşulları zaman içerisinde değişebiliyor, bu nedenle de çalışanlarımız kendi ihtiyaçları doğrultusunda şirket içi kariyer gelişimlerini hızlandırmak, zamana yaymak veya çeşitlendirmek için yöneticileriyle birlikte hareket edebiliyor.

Tüm bunlar ofisin tasarımına nasıl yansıdı?

Yeni ofisimiz P&G İstanbul Kampüsümüzü, sözünü ettiğim flex@work kültürümüzden ilham alarak inşa ettik. Çalışanlarımızın ihtiyaçlarını tasarımımıza yansıtarak daha esnek ve mobil bir şekilde çalışabilecekleri geniş bir ortak çalışma alanı oluşturduk.

Yeni ofisimiz engelli dostu tasarımı, geniş ortak alanı, odaklanma bölümleri, konforlu koltukları ve yüksek teknoloji ürünü iş istasyonları ile farklı çalışma tarzları için dahil edici bir ortam yaratıyor.

Bu ofiste seviyesi ne olursa olsun hiçbir çalışanımıza özel oda ve masa yok; bu da bölüm veya görev farkından dolayı oluşan iletişim engelini ortadan kaldırıyor. Meslektaşlarımız arasında daha kolay ve hızlı iletişim kuruyoruz. Çalışanlarımız geldiklerinde hangi ekiple çalışacaklarsa, ne gibi bir iş yapmaları gerekiyorsa, o alana geçip çalışabiliyor. Hayatımızda kağıt çok azaldı. Çünkü çalışanların dosya dolabını ortadan kaldırdık; dijitalleşen dünyada bunun çok önemli olduğuna inanıyoruz. Hiçbir çalışanımızın oturduğu yerde kendine özel çöp kutusu yok çünkü buradaki tüm çöpler yüzde 100 ayrıştırılıyor.

Başta da belirttiğim gibi yeşil olmak; yani sürdürülebilirlik kavramı bizim için çok önemli. Bu nedenle ofisimizde sulama işleri için yağmur suyunun toplanması ve depolanması sağlanırken, günışığı ve hareket sensörleri gibi akıllı ofis uygulamaları ve LED aydınlatma sayesinde yüzde 40 enerji tasarrufu sağlıyoruz. Ofisin mimari yapısı ise güneş ışığından yüzde 90 faydalanılmasını sağlayan bir tasarımda tercih edildi.

Tüm bunların yanı sıra personel servislerinin güzergahında sağlanan iyileştirmeler ile karbon ayak izi düşürülürken, çalışma saatlerini yeniden düzenleyerek enerji tüketimini optimize ettik. Ayrıca şişelenmiş su kullanımı yerine filtrelenmiş şebeke suyuna geçerek plastik atık oranını ve karbon ayak izimizi azalttık.

Nasıl karşılandı bu değişim çalışanlar tarafından?

Onlara sürpriz yaşatmadık; zaten P&G’nin en güçlü yönlerinden biri çalışanları süreçlere dahil etmesidir. Dolayısıyla ofis taşıma ihtiyacını hissedip bu projeye başladığımız andan itibaren tüm çalışanlarımızı düzenli olarak süreç konusunda bilgilendirdik ve onları dahil ettik. Her aşamada fikirlerini aldık. Ofiste ne kadar ortak alan olması gerektiğini, en çok hangi büyüklükte toplantı odalarının kullanıldığını, çalışanların farklı ihtiyaçlarını kendilerinden öğrendik. Kampüs daha inşaat halindeyken çalışanlarımızı gruplar halinde buraya getirdik; oryantasyon turları yaptırdık. Simülasyonları gösterdik; mimarlık ofisinden gelen proje çalışmaları hakkındaki fikirlerini aldık. Renklere birlikte karar verdik, çalışanlarımız arasından temsilciler seçtik; belirli konularda bu arkadaşlarımız arada köprü görevini yaptı.

Bu aşamaya kadar söz ettikleriniz aslında iş yaşamında var olan değişimin de ipuçlarını veriyor. Biraz daha açalım mı “değişim” kavramını?

Artık hepimiz, dünyada değişimin ne kadar hızlı olduğunu biliyoruz. Yoğun bir rekabet var ve eğer siz bu dalgayla yüzmeyi başaramazsanız, ciddi zarar görebilirsiniz. Bu nedenle iş yaşamında maliyet, satış ve kar baskısı artıyor, tüketicilerin beklentileri değişiyor.

Tüm bunlar da iş yapış şeklimizi etkiliyor. Artık çok daha dışa odaklı ve hızlı olmamız şart. Trendleri zamanında yakalayabilmek, güzel bir fırsatın kokusunu aldığınızda hemen harekete geçebilmek çok önemli.

Bunun için de aslında temellere dönmek; çalışanlara gerekli altyapıyı sağlamak gerekiyor. Çalışanlarınızın cep telefonu ve diz üstü bilgisayarlarında şirketin tüm uygulamaları olmazsa, bu kadar çevik olmanız mümkün değil. Ofis lokasyonunuz ya da içindeki hizmetler bu hıza uygun değilse, tökezleyebiliyorsunuz. Bu nedenle bu altyapıyı, bir İK profesyoneli olarak çok önemsiyorum.

Tüm bunların yanı sıra, bu yoğun rekabette çalışanın fark yaratabilmesi, yenilikçiliğini ve yaratıcılığını ortaya koyabilmesi için iham almaya, düşünmeye, kendini beslemeye, farklı konularda eğitimlere katılmaya vakit ayırabilmesi gerekiyor. Bunlar, çalışanı verimli ve tutkulu kılmak için çok önemli.

Bu gelişmeler ışığında P&G Türkiye’de hangi kavramlar, uygulamalar öne çıkıyor?

Biz hızlı tüketim ürünleri sektöründe faaliyet gösterdiğimiz için söz konusu bu değişimi ve her dönemin hızını yakalamayı çok derinden hissediyoruz. Örneğin, yenilikçilik ve kurum içi girişimcilik kültürü bizim için çok önemli. Elbette hepimizin bir mesleği; uzmanlık alanı var ama artık işler o kadar iç içe girdi ki, herkesin her konudan biraz anlaması ve aradaki sinerjiyi görmesi gerekiyor.

Dolayısıyla bir çalışanımız bir pazarlama projesinde çalışmak istiyorsa illa ki pazarlama yöneticisi olması ya da o departmanda çalışması gerekmiyor; İK, satış ya da IT alanındaki çalışanlarımız da pazarlama projelerinde yer alabiliyor. Bu, üzerinde çok düşündüğümüz bir alan ve sistematik olarak el de veriyoruz. Artık herkes kendi iş tanımının dışında, istediği departmanın projelerini görüp, bakıp, buna yazılıp orada çalışabiliyor. Departmanlardaki projeleri yıllık olarak çalışanlarımıza sunuyor; kendilerinin aday olmasını sağlıyoruz. Sonuç olarak bir departmanın direktörünün bir başka markanın pazarlama müdür yardımcısı gibi çalışması söz konusu olabiliyor.

Bunun yanı sıra, Blind Lunch programıyla tüm fonksiyonlar, iş kolları ve düzeyler arasında çeşitliliği olan bir ağ oluşturuyoruz. Bu program kapsamında ağa kaydolan çalışanlarımız her ayın ilk gününde rastgele üç kişilik bir grupla öğle yemeği yiyor. Ağa kaydolan tüm çalışanlara kimlerle yemeğe gidecekleri otomatik olarak oluşturulan bir e-postayla gönderiliyor. Şu ana kadar 500 Blind Lunch etkinliği düzenlendik.

Öte yandan kurum içi girişimcilik bizim için önemli konulardan biri… Çalışanlarımıza belirli iş projelerimizi, fırsatlarımızı sunarak “Sizin fikirlerinize ihtiyacımız var” dedik ve onlar da bir araya gelerek projeler üretti ve üst yönetime sundu. Genel Müdürümüz de beğendiği projelere fonlama yaptı.

Bu tür iş birlikleri, farklı departmanlarla çalışmak, farklı iş kolları arasında çeşitlilik yaratmak neler sağlıyor çalışana?

Her şeyden önce heyecan getiriyor. Her gün aynı sabaha uyanmıyor, her gün şirkete gelip aynı koltuğa oturup, aynı görevi üstlenmiyorsunuz. Yepyeni bir alanda, çalıştırmadığınız kaslarınızı çalıştırıyor, alanınız dışına farklı bakış açıları sunuyor, bu arada kariyerinize de yenilikler eklemiş oluyorsunuz.

P&G’nin büyük bir şirket olması, geniş bir ürün gamının mevcut olması bu deneyim zenginliğini sunarken; oturduğunuz yerden de, yurtdışına tayin olmadan uluslararası bir görev yürütebiliyorsunuz. Bunlar, çalışanlarımızın kariyerini çok zenginleştiren faktörler…

ÇALIŞAN DENEYİMİ, ŞİRKETİN İSMİNİ SÖYLEDİĞİNİZDE KİŞİNİN YÜZÜNDE BELİREN İFADE, İŞ ORTAMINDA KOKLADIĞINIZ HAVADIR,  
BUNLARIN HEPSİNİN TOPLAMI VE ÖTESİDİR…

Dijitalleşme, Endüstri 4.0, çalışan deneyimi… Bunların hepsi, İK’nın gündemindeki sıcak konular. Sizin pencerenizden baktığınızda hangi önemli konu başlıklarını görüyorsunuz?

Bunların tümü belirttiğiniz gibi önemli konular… P&G zaten global bir organizasyon olduğu için dijitalleşmeyi uzun zamandır yaşıyor. Süreçlerimiz hiçbir zaman ağır, bürokratik ve kağıt bazlı olmadı. Ancak elbette dijitalleşmenin sonu yok; uygulamalarımızı her zaman daha ileri platformlara taşıyoruz.

Tüm bu kavramlara ek olarak; çalışan deneyimi ve tutundurma kavramlarına vurgu yapmak isterim. Hangi sektörde faaliyet gösteriyor olursak olalım başarmamız gereken işler, gerçekleştirmemiz gereken hedefler var ve bunları sadece insanla yapabiliriz. Dolayısıyla çalışanları tutundurmak her devrin en sıcak konusu… Ama şimdi daha da gündemde çünkü artık yeteneklerin daha çok seçeneği var. Daha çok bilgiye sahipler. Daha talepkarlar. Zamanları daha kıymetli. Böyle olunca bugün enerjisini şirkete verirken en iyi karşılığı almayı bekliyor. Sizin de ona hep en iyi yanıtı vermeniz, farklı seçenekler sunabilmeniz gerekiyor.

Bu da bizi çalışan deneyimine götürüyor. Bence çalışan deneyimi; çalışanın gerçekliğidir. “Ben bugün neden buradayım? Ne değer alıyorum?” sorularına verdiği yanıttır. Elbette iş yaşamında iniş çıkışlar olabilir; bu nedenle anlık mutluluklardan söz etmiyorum. Biz P&G olarak bu konuyu çok daha geniş biçimde ele alıyoruz: Bir çalışan bu şirketi neden tercih ediyor? Ona gelecek için ne vaat ediyoruz? Bugün ne sunuyoruz? Çalışan etrafta nasıl bir hava kokluyor? Şirketin ismini söylediğinde karşısındakinin yüzünde nasıl bir ifade beliriyor? Çalışan deneyimi işte bu sorulara verilen yanıtların toplamıdır ve çok daha ötesidir. Hiçbir zaman bitmeyecek bir yarıştır.

Son dönemde en çok konuşulan konu başlıklarından biri de farklılıkların yönetimi… Global bir şirketin İK Yöneticisi olarak siz bu konuda neler söylemek istersiniz?

P&G global olarak bu konu üzerinde düşünüp, trendleri yöneten şirketlerden biri. Bizim, her şeyden önce farklı ülkelerin tüketicisine hitap edebilmemiz gerekiyor. Ürünlerimizin yüzde 80’i kadınlar tarafından kullanılıyor ya da satın alınıyor; dolayısıyla kadınların bakış açısını, tüketim alışkanlıklarını anlamamız gerekiyor. Öte yandan farklı nesillere hitap ettiğimiz için nesil araştırmalarını da doğru okuyup anlamamız gerekiyor.

Ancak P&G’de çeşitlilik sadece nesil ya da cinsiyet değil; etnik kimlik, kişisel geçmiş, düşünce farklılıkları konusunda da gündeme gelir. Engellilerin istihdamı da bu kapsamdadır: Örneğin Project Reach Programımız ile engelli bireylerin mevcut engelleri yerine yeteneklerine odaklanıyor; onlara 6 ila 9 ay boyunca stajyerlik pozisyonunda şirketimizde iş olanağı sağlıyoruz. Bu program ile engelli bireylerin becerilerini geliştirerek kariyer hedeflerine ulaşmalarına destek oluyoruz. Project Reach programımızı başarıyla bitirip çeşitli sektör ve şirketlerde iş hayatına devam eden ilk mezunlarımızın kariyerlerindeki gelişime tanık olmak bizleri gururlandırıyor. Project Reach programımız Global CEO’muz tarafından 2017 P&G Global Çeşitlilik ve Dahil Etme Ödülleri’nde Dahil Edici Kültür Yaratma kategorisinde büyük ödüle layık görüldü.

Kısacası çeşitliliği biz temel bir iş ihtiyacı olarak görüyoruz. Bu nedenle farklılıkların yönetimi ve kucaklanması bizim için bir iş yapış şekli değil ne yaptığımız haline geldi.

Son soru: 20 yıldır P&G bünyesinde görev yapıyor; 15 kişilik bir ekibe liderlik ediyorsunuz. Nasıl bir yönetim anlayışınız var?

Ben, yöneticilik anlayışının kişinin temel değerleri ve karakteri ile bir bütün olduğunu düşünüyorum. Bu nedenle yöneticiliğimi, özel hayatımdaki tarzımdan çok da farklı görmüyorum. Ben tarz olarak çok açık ve samimiyim; bu, yöneticilik tarzıma da yansıyor. Aynı zamanda, hızlı düşünen ve aksiyona geçen, kolay kızmayan bir mizaca sahibim. Olayları objektif olarak kabul ederim. Koşulları veya başkalarını suçlamadan, gerçeklikleri kabul etmek çok önemlidir bana göre. Hatalar konusunda da toleranslıyımdır; istenmeyen bir şey oldu ise bu olaya bizim katkımızın ne olduğu ve nasıl baş edeceğimiz önemlidir bana göre. Ben çözüm için pencereden dışarı değil, aynaya bakarım.

Zamanımı planlı olarak yönetmeye inanırım. Öte yandan ajandam açıktır; sürekli ulaşılabilirim. Biz şirket olarak esnekliğe ve evden çalışmaya çok inanırız. Ben de belirli günler evden çalışıyorum ama takvimimde o günlerde de hangi konulara odaklanacağım görülür. Şirketimizin bu kültürü desteklemesi çok büyük şans… Sürdürülebilirlik, hesap verebilirlik, iş sonuçlarınızın önemli olması gibi değerlerin şirket kültürünün bir parçası olması kişisel esnekliği desteklemek için en önemli unsurlar.