“Saha ekibi ile Omuz Omuza’yız, birlikte büyüyoruz”

13 Aralık; Mağazacılık Günü’nün hemen ertesi… Söyleşimizi yapmak üzere bir araya geldiğimiz Shaya Türkiye İK ekibinin mutluluğu gözlerinden okunuyor. Çünkü bir gün önce, kutlamalar, tüm sahaya yönelik bir teşekkür videosu ile başlamış, ardından 6 ilde 140 mağaza çalışanlarına eş zamanlı olarak ziyarete gidilerek merkez ofisin teşekkürleri iletilmiş. Ekip, bu çalışmadan çok olumlu geri dönüşler aldıklarını, kutlamaların saha çalışanları arasında heyecanla karşılandığını aktarıyor gülümseyerek.

Geçtiğimiz Mart ayından beri Shaya Türkiye İK Direktörü olarak görev yapan
Yasemin Avcı zaten söyleşimiz boyunca “sahaya dokunabilmek” kavramına vurgu yapıyor: “Bugüne kadarki tüm deneyimlerimde gördüm ki saha, merkez ofisten uzak olduğu için daha fazla bilgilendirilmeye, yönlendirilmeye, güncel bilgilerin kendisine ulaştırılmasına ihtiyaç duyuyor” diyor: “Sahaya dokunmak, ihtiyacı almak; süreçleri, sistemleri iyileştirmek ve geliştirmek açısından da çok önemli”.

Avcı ile gerçekleştirdiğimiz söyleşide hem Omuz Omuza, Grow with Us gibi sahaya yönelik uygulamaların hem de önümüzdeki dönem yapılacak çalışmaların ayrıntılarını bulabilirsiniz.

Öncelikle ekibinizden başlayalım. Nasıl bir İK yapılanmasıyla, kaç kişilik bir çalışan grubu için hizmet üretiyorsunuz?

9 markayla faaliyet gösterdiğimiz Türkiye organizasyonumuzda yaklaşık 5 bin kişi görev yapıyor. Biz de İnsan Kaynakları olarak 45 kişilik bir ekibiz.

İK ekibimiz fonksiyonlara ayrılmış durumda: İşe alım, saha İK, eğitim ve gelişim, organizasyonel gelişim, bordro, ücretlendirme ve özlük işler olmak üzere faaliyetlerimizi sürdürüyoruz.

Daha öncesinde bazı fonksiyonlar iç içeydi; bu sorumlulukları daha net çerçevelendirmek için birbirinden ayrıştırdık. Örneğin organizasyonel gelişim ve işe alım tek fonksiyon olarak yönetiliyordu. İkisi ayrı uzmanlık alanları olduğu için ayırdık; sonrasında da bazı pozisyonları müdürlük seviyesine getirdik. Bu arada kadromuz da büyüdü.

Starbucks, The Body Shop ve Victoria’s Secret’ın da aralarında bulunduğu çok markalı, saha ekibinin ağırlıklı olduğu bir yapınız var. Bu nedenle öncelikle bu gruba yönelik çalışmalarınızı dinlemek isteriz.

Bugüne kadarki tüm deneyimlerimde gördüm ki saha, merkez ofisten uzak olduğu için daha fazla bilgilendirilmeye, yönlendirilmeye, güncel bilgilerin kendisine ulaştırılmasına ihtiyaç duyuyor. Sahaya dokunmak, ihtiyacı almak; süreçleri, sistemleri iyileştirmek ve geliştirmek açısından da çok önemli. Onları da işin içine almak, dahil olmalarını sağlamak, birlikte hareket etmek kesinlikle şart.

Bu noktadan hareketle, bünyemizdeki saha İK ekibinin önceliği ihtiyaçları belirlemek, bu ihtiyaçlara cevap verebilecek sistemlerin oluşturulması için markalarla görüşmek, onların fikirlerini almak, sonrasında da merkeze getirmek…

Saha çalışanlarımızın sesini duymak amacıyla her yıl “Omuz Omuza” adında bir çalışma yapıyoruz. Merkez ofis çalışanlarımız, Omuz Omuza bünyesinde sahaya inerek bir gün boyunca mağazalarda çalışıyor; barista oluyor, satış danışmanlığı yapıyor. Bu, bizim için çok önemli bir beslenme alanı.

Öte yandan sahaya yönelik “Grow with Us” adlı bir gelişim programımız var. Kademe kademe yaptığımız ve tüm markaların çalışanlarının giriş seviyesinde, orta kademe ve yönetici olmak üzere dahil olduğu, farklı mesleki ve kişisel gelişim eğitimlerinin verildiği bu program 6 modülden oluşuyor ve 1 yıla yayılıyor. Globalden eğitmenlerimizin de dahil olduğu programın takibini çok dikkatle yapıyor, gerçek hayat uygulamasını izliyoruz. Farklı şehirlerdeki çalışanlarımız aynı çatı altında bir araya gelerek ortak konularını paylaşma fırsatı da bulabiliyor. Bu sene programımıza 250 çalışanımız katıldı.

Bunun yanı sıra, tüm İK ekibi olarak 12 Aralık Mağazacılık Günü’nde 6 ilde tüm markalarımıza odaklanacak şekilde 140 mağazamızı ziyaret ettik ve destek ofis çalışanlarının teşekkürlerini ilettik. Öncesinde İK olarak bir video yayınlayarak bu özel günü kutladık. Tüm bunlar çalışanlarımız tarafından şaşkınlık ve heyecanla karşılandı. Çok güzel geri bildirimler aldık. 2018 için de bu saha ziyaretleri konusunda bir rota planlaması yapıyoruz.

Kısacası sahaya yönelik tüm çalışmalarda, farklı neler yapabileceğimize bakarak hareket ediyoruz.

“İÇ TERFİ ORANIMIZ YÜZDE 80’İN ÜZERİNDE…”

Perakendede elde tutmanın önemli konulardan biri olduğu hep konuşulur. Siz bu konuda ne tür çalışmalar yapıyorsunuz?

Yakın zamanda iç terfi oranlarımıza baktık ve yüzde 80’in üzerinde olduğunu gördük. Bu, özellikle saha tarafı için iyi bir oran. Biz her zaman yeni pozisyonlar açıldığında içerideki çalışanların değerlendirilmesini teşvik ediyoruz. Bu, benim İK bakışımla çok uyumlu bir durum. İçeride bir terfi gerçekleşecekse ya da yeni bir pozisyon açılıyorsa o fırsatı öncelikle mevcut arkadaşlarımıza sunmak çok önemli.

Dolayısıyla açık olan tüm pozisyonlarımızı kendi intranet’imizden duyuruyoruz. Bu ilanlara çalışanlarımız kendileri başvurabildiği gibi yöneticisinin de yönlendirmesiyle başvuruda bulunanlar olabiliyor.

Uluslararası kariyer olanakları da şu anda ulaşılabilir durumda. Türkiye’deki tüm çalışanlarımız dünya çapındaki fırsatları görebiliyor.

Geçtiğimiz yıl Mart ayında başladınız göreve. Bu süre için temel olarak hangi çalışmalara imza atıldı?

Başta belirttiğim şekilde İK’nın fonksiyonlara bölünmesi, bu değişikliği organizasyona anlatmak, çalışanlarımızın hangi konuda kime başvuracaklarını aktarabilmek temel konularımızdan biriydi.

Öte yandan merkez ofis ajandasının takvimlendirilmesi, aksiyon planının oluşturulması, önceliklerin belirlenmesi ve bir fikir birliğine varılması bizim için önemli konulardı. İçeride çok hızlı büyüdüğümüz için bir sonraki yıl için oluşacak terfiler, bunların planlanması, normların belirlenmesi, yine üzerinde çalıştığımız konular oldu.

Siz daha önce de perakende alanında çalışıyordunuz ama Shaya özelinde farklı olduğunu gözlemlediğiniz noktalar oldu mu?

Bünyemizde farklı markalar bulunması, farklı beklenti ve stratejileri de beraberinde getiriyor. Her markanın dinamikleri birbirinden farklı. Bir markanın başlangıç seviyesi çalışanlardan beklentisi ile diğerinin beklentisi çok değişik olabiliyor; yönetici rollerindeki beklentiler de farklılık gösterebiliyor. Bir markada ilk öncelik yabancı dilse, diğer markada deneyim daha öncelikli olabiliyor.

Dolayısıyla süreçlerimizi kurgularken markaların ihtiyaçları; yani iç müşterinin beklentisi bizim için çok önemli. Bu da İK’ya yansıyor.

2018 için hangi çalışmalar var gündemde?

Ajandamızda belirlediğimiz içeriden terfileri çıkarabilmek ve doğru çalışanlara odaklanabilmek için başlattığımız bir Değerlendirme Merkezi süreci var. Mevcut süreçteki adımları ufak dokunuşlarla biraz daha geliştiriyoruz. Artık daha yapılandırılmış bir sistemimiz var; ideal profiller belirlendi. Bu profillerle karşılaştırmalar yapıyoruz.

Bunun yanı sıra performans değerlendirmede de bazı değişiklikler yapıyoruz. Kriterlerimizi biraz daha şekillendiriyor, daha SMART hale getiriyoruz. Elbette performans değerlendirmenin nasıl olması, olacak ise anlık mı olmalı, yoksa tamamıyla farklı bir formata mı dönüşmeli vb.. yönündeki tartışmaları biz de takip ediyoruz ancak sonuç olarak bu kadar büyüyen bir organizasyonda bazı konuları yapılandırılmış olarak yönetebilmek, filtreleyebilmek için de bir araca ihtiyacımız var. Performans değerlendirme de bu konudaki en iyi araçlardan biri.

Öte yandan mağaza sayımız da çalışan sayımız da önümüzdeki dönemde artacak. Bu da İK çalışmalarına ve özellikle dijitalleşme konusunun daha fazla gündeme gelmesine neden olacak.

Hazır söz dijitalleşmeden açılmışken, söyleşimizi gelecek öngörülerinizle bitirelim. Neler söylemek istersiniz bu konuda?

Dijitalleşme, artık iş hayatının her alanında… İş görüşmelerinin formatı bile artık değişiyor. İntranet’lerin hayatımıza girişiyle çalışanlar artık kendi verilerini, özlük dosyalarını kendileri takip edebiliyor. Bizim gibi çoklu lokasyonlarda faaliyet gösteren, kalabalık organizasyonlarda çalışanların ihtiyaç duydukları ücret pusulalarının, çalışma belgelerinin, izinlerin ve daha bir çok şey için gereken evrakların belli bir sistem üzerinden anında temin edilmesi büyük kolaylık. Uzun zamadır da  hayatımızda E-learning var biliyorsunuz. Organizasyonların tüm duyurularını, prosedürlerini, şemalarını ve yeniliklerini tüm çalışanları ile paylaştıkları platformları /intranetler, sadece çalışanlardan oluşan kapalı grup sosyal medya hesapları ve daha bir çok şey sayılabilir.

Biz de dijitalleşme üzerinde özellikle düşünüyor, belli operasyonlara daha az işgücü ayırarak işleri nasıl yürütebileceğimiz üzerinde çalışıyoruz.