“Başarı, katılımlı yönetime inanan bir İK’dan geçiyor”

Açık denizlerde geçen, içinde köpekbalıkları, problem ve çözüm, enerji, tetikleyici gibi kelimelerin
saklı olduğu bir öykü ilginizi çeker mi? Hadi başlayalım:
Öykümüzün adı “Kafanızın içine bir köpekbalığı atın…”

Taze balıkların çok sevildiği Japonya’daki sahillerde ihtiyacın tamamını karşılayacak kadar balık bulmak mümkün değildir. Talebi karşılayamayan balıkçılar, daha büyük tekneler yaptırıp, daha uzaklara açılır. Ancak açık denizlere gidildikçe, tutulan balıkların tazeliği kaybolur; Japonlar birkaç gün beklemiş balığın lezzetini sevmez. Bunun üzerine teknelerine soğuk hava depoları kurduran balıkçılar, böylece istedikleri kadar uzağa gidip, tuttukları balıkları da dondurulmuş olarak saklayabileceklerini düşünür. Ancak, Japon halkı taze ile donmuş balık arasındaki lezzet farkını da anlar. Yine çözüm arayışına giren balıkçılar, bu kez de teknelerine balık havuzu yaptırır.
Böylece balıklar havuz içerisinde sıkışacak, birbirlerine çarpa çarpa biraz da sersemleyecek ama yine de canlı kalabileceklerdir. Ancak evdeki hesap yine çarşıya uymaz: Hareketsiz, uyuşuk kalan balıklar; canlı, diri balıkların lezzetini vermez. Bunun üzerine balıkçılar, akvaryuma bir de küçük köpekbalığı atmaya karar verir. Evet, balıkların bazıları köpekbalıkları tarafından yutulur ama geride kalanlar son derece hareketli; dolayısıyla lezzetlidir artık…

Bu öykünün nereden çıktığını merak edenleri, hemen yanıtlayalım: Bu ay söyleşi yapmak üzere kapısını çaldığımız Aromsa’nın girişinde Kurucu ve Genel Müdür Murat Yasa tarafından tasarlanan ve heykeltıraş Engin Yontuç’un eseri olan köpekbalıklarının simgelendiği bir heykel karşılıyor bizi…

Kuruluşun İK Direktörü Songül Öncel gülümseyerek: “Köpekbalıkları iki şeyi ifade ediyor aslında” diyor: “Birincisi hem bizi hem de rakiplerimizi diri tutan rekabeti, ikincisi ise tıpkı  Aromsa Ailesi gibi birbirine sımsıkı kenetlenmiş, ekip ruhu güçlü balıkların, rekabet yoğun okyanuslarda nasıl daha güçlü ve uzun ömürlü kalabildiklerini…”

Geride bıraktığı 35 yılın ardından, 6’sı Türkiye’de, 1’i Almanya’da toplam 7 fabrikada aroma dünyasına binlerce farklı aroma verici ile hizmet veren, gıda mühendislerinin en çok çalışmak istediği ilk 3 şirket arasında yer almayı başaran, çalışan bağlılığının son derece yüksek olduğu Aromsa’daki İK faaliyetlerini ve geleceğe hazırlanmak üzere yapılan çalışmaları, başarının temel kriterinin katılımlı yönetimden geçtiğine inanan Öncel’den dinledik…

Aromsa Ailesi’ne 2 yıl önce katıldınız. Katılımınızla birlikte İK Projelerinizi nasıl belirlediniz ve yolculuğunuza başladınız?

Öncelikle her yıl yapılan çalışan bağlılığı araştırmalarından, Mükemmel Aromsa Projesi kapsamında yürütülen son Özdeğerlendirme Raporlarından, yabancı bir dış kuruluş tarafınca yürütülen denetim faaliyetlerinin çıktılarından ve en önemlisi çalışanlar ile buluşarak yürüttüğüm “İK Dinliyor” faaliyetlerinin ardından mevcut durum analizi ile başladık yolculuğumuza. Artık gelişim alanlarımız belirlenmişti, Aromsa’nın geleceğe nasıl taşınacağı konusunda kafamız çok netti. İnandığımız ve Aromsa kültürü ile de çok örtüşen katılımlı yönetim yaklaşımı ile iyileştirme, geliştirme ve yenilikçi projelerimize başladık.

İlk yaptığımız, “İK Paylaşıyor” ve “İK Dinliyor” toplantılarımızı periyodik hale getirmek oldu ve bunula sürekli beslenir olduk. Ardından Ekibimle birlikte; Tanıma ve Ödüllendirme, Stratejik Planlama ve Hedeflerin Yayılımı, Performans Yönetim Sistemi, Stratejik İK Planlama ve Yedekleme, İşe Alım, Ücret ve Yan Haklar konularında objektif, yalın, şeffaf, katılımcı sistemler geliştirmek üzerinde çalışmaya başladık.

Aromsa bünyesinde şu anda nasıl bir İK yapılanmanız var? Kaç kişilik bir ekibe liderlik ediyorsunuz?

İK Genel Fonksiyonlarına ek olarak, İdari İşler, Personel, İSG ve Bilgi Belge Merkezi (Kütüphane) birimlerini kapsayan 22 kişilik tam zamanlı çalışan ekibimize ek olarak temizlik, yemekhane ve güvenlik ekibimizde yer alan 40 kişilik taşeron çalışanımızla birlikte toplam 62 kişilik bir ekibiz. %100 Türk sermayeli olan, 35 yıldır kendi öz sermayesi ile büyüyen Aromsa bugün, Türkiye ve Almanya Fabrikaları, AR-GE Merkezi ve Yurtdışı Satış Ofisleri ile “Yüksek Katma Değerli Ürün Üreten” toplam 327 kişilik büyük bir aile… Bu sayının yaklaşık yarısını mavi yakalı çalışanlarımız oluşturuyor.

Ortalama kıdemimiz 8,2 yıl. Aidiyetin çok yüksek olduğu Aromsa Ailesinde uzun yıllardır bizlerle birlikte çalışan yabancı uyruklu çalışanlarımız da bulunmakta. Onların ortalama kıdemine bakacak olursak bizimle yolculuklarında 20 yılı aştıklarını görebiliriz.

Üst düzey yöneticilerimizin yüzde 60’ı, tüm çalışanlarımızın ise yüzde 49’u kadın…

6’sı Türkiye’de, 1’i Almanya’da toplam 7 fabrikamızda deneyimli kadromuzla, hem yöresel hem de dünya mutfaklarına ait lezzetleri içeren aroma vericiler yaratıyoruz. Ürünlerimiz sektörel olarak Tuzlu Ürünler, Şekerleme Ürünleri, Sütlü Ürünler, Fırıncılık Ürünleri, Tütün Ürünleri, İçecek, Hayvan ve Evcil Hayvan Yemleri ile İlaç ve Ağız Bakım Ürünleri üreten firmalar tarafınca kullanılıyor.

Bu noktada biraz Aromsa’daki yönetim yaklaşımından söz etmek isterim: Atatürk’ün Cumhuriyetimizin geleceği için Kimya Mühendisliği eğitimini almak için yurtdışına gönderdiği, kurucumuz Murat Yasa’nın babası Suat Yasa da yaşamının son günlerine kadar Aromsa’da çalışmış; Aromsa’nın sağlam temelli süreçlerinin tümünün temelini Murat Yasa ile birlikte atmışlar.

Aroma vericilerin geliştirilmesi ve üretilmesi dışında başka hiçbir iş alanına odaklanmayı tercih etmeyen ve çalışanları ile birlikte uzun yıllardır bu konuda uzmanlaşan Murat Yasa, çalışanları ile sürekli paylaşımın, görüş ve önerilerinin dikkate alınmasının, açık ve özgür iletişimin önemine inanıyor, kendi de seyahatleri dışında her gün şirkette çalışanlarla bir araya gelerek ortak gelişim fırsatlarını değerlendiriyor.

Göreve gelişinizden bu yana İK alanında temel olarak neler yaptınız?

Benim göreve geldiğim dönemde, Ulusal Kalite Ödülü sürecine hazırlanmak ve Mükemmellik Modeli’ni hakkıyla uygulamak yönünde çalışmalar başlamış, projenin adı ise yine çalışanların katılımı ile MAP’19 (Mükemmel Aromsa Projesi) olarak belirlenmişti. Ben de 1996’dan bu yana EFQM Mükemmellik Modeli ile iç içe olduğum ve bu yaklaşımın kurumlara katkılarına çok inandığım için büyük heyecan duydum.

Bu proje ile birlikte biz de İK olarak kurum kültürü analizlerini, liderlik tarzları analizlerini gerçekleştirdik. Çalışan bağlılığı araştırmasını sadece yapmakla kalmadık, hemen ardından iyileştirme potansiyeli yüksek ve öncelikli alanları daha derinden incelemek adına odak grup çalışmalarını anket yapan kuruluşun tarafsız desteği ile yürüttük. Ardından iyileştirme projeleri başlattık. Bunların tümünü de katılımlı yaptık. Strateji geliştirme ve hedeflerin yayılımını tamamladık. Şu anda mavi ve beyaz yakalı tüm çalışanlarımızın hedef kartları mevcut. Performans yönetim sistemini yeniden yapılandırdık, objektifliği artırmak adına yetkinlik bazlı değerlendirmeyi güçlendirecek eğitimler verdik ve Aromsa Yetkinlik Sözlüğü’nü yarattık.

Rol tanımlarımızı, her iş ailesi ve basamağında yer alan rollerde hangi yetkinlik seviyelerini beklediğimizi, gelişim yolculuklarında üst basamaklara ilerlerken hangi yetkinlikleri geliştirmeleri gerektiğini tanımladık. Çalışanlarımıza ve Yöneticilerimize, ortak dili yaratabileceğimiz daha net bir sistem sunmuş olduk. Ücret sistemini gözden geçirdik. Her yaptığımız iyileştirmenin ardından İK Paylaşıyor toplantılarında bizimle birlikte çalışan ekip üyesi arkadaşlarımızın desteği ile projelerimizi anlattık.

Öte yandan, 2016’da Aromsa Yetkinlik Gelişim Programı’nı başlattık. Bu program ile çalışanımızın her birine dokunduk. Tüm mavi yakalı çalışanlarımıza saha uygulamalı, takip programlı bir gelişim programı tasarladık. Liderlere yönelik kurduğumuz yeni sistemlerin işleyişini en sağlıklı kılacak yetkinlikleri belirleyip onları geliştirmeye yönelik programlar oluşturduk, bunları bire bir koçluk ile destekledik.

Tüm bunlar sayesinde çalışanlarımız da seslerinin bize ulaştığını anlamış oldular.

Ayrıca çalışanlarımıza paylaşımlarımızı, sosyal etkileşimlerimizi artıracağına inandığımız, birlikte eğlenerek öğrendiğimiz, geliştiğimiz programlar yaptık. Örneğin; 7 farklı İngilizce konuşma sınıfı başlattık. 2 ayrı fitness salonumuzda Pilates dersleri vermeye başladık. Kitap Okuma Kulübümüzde her ay bir kitap okuyor ve Kütüphanemizde paylaşım günü yapıyoruz. Şu ana kadar 18 kitap okuduk. Kitapları da çalışanlarımız öneriyor ve içinden en çok istenileni seçerek ilerliyoruz.

ÖSGD ile işbirliği içinde Meslek Lisesi Koçları Programı’nı başlattık. Tadım Jale EML’ye Gıda Laboratuvarı kurduk ve öğretmen ve öğrencilerine hem okul hem de Aromsa laboratuvarlarında uygulamalı eğitimler verdik.

Fotoğraf yarışması ile 2 yıldır Aromsa masa takvimimiz çalışanlarımızın eseri. Arom’salı adıyla her ayın ilk Salı günü konuşmacı davet ediyor, çalışanlarımızla buluşturuyoruz. Bir sonraki ay ne yiyelim sorusunu çalışanlarımıza yöneltip yemek menülerimizi onlarla birlikte belirliyoruz.

1982’den bu yana her yıl kutlanan şirket kuruluş yıldönümümüz, Aromsa Aile Pikniğimiz, Çocuklarla Bir Gün etkinliğimiz, futbol turnuvalarımız, sayım kahvaltılarımız ise Aromsa’nın yıllardır sürdürdüğü geleneksel faaliyetlerimizden bazıları.

Şimdilerde üzerinde çalıştığınız yeni uygulamalar var mı? Ekip olarak neler öncelikli olarak yer alıyor ajandanızda?

MAP’19 ile yürütülen sürekli iyileştirme projemizin çatısı altında İK Gelişim Projeleri’nin yürütülmesi temel hedefimiz… Bu sonsuz bir yolculuk aslında. Planlıyor (P), Uyguluyor (U), Kontrol Ediyor (K) ve Önlem Alıyor (Ö), her sürecimizde PUKÖ çevriminden vazgeçmeden sürekli gelişimi destekliyoruz. Kurum kültürü profilimiz ve liderlik etkililiği araştırması sonuçlarımız ile gelişim yolculuğumuzda ulaşmak istediğimiz noktaya giden aralığı ve aksiyon planlarımızı tarifledik, sürekli gözden geçirerek ilerliyoruz.

Öte yandan sistematik şekilde strateji geliştirme, hedeflerin yayılımı, performans yönetimi ve rol tanımları bazlı objektif yetkinlik bazlı geribildirim toplantılarının yönetimi sürüyor. Yöneticilerimiz bu süreçlere çok daha fazla vakit ayırıyor, çalışanlarını daha çok dinliyor ve her bir Yöneticimiz kendisinin de bir İK Yönetici olduğu bilinci ile gelişimini sürdürüyor.

Bir diğer önemli konumuz İK metrikleri, takibi ve tüm yöneticilerin birer İK yöneticisi şapkası ile metriklerinin sürekli gelişimini sağlamaları. Verilerle konuşmayı ve sürekli gelişimi çalışanlarımızla bu şekilde paylaşmayı önemsiyoruz.

Öte yandan, kurumsal hafızamızı güçlendirmeye yönelik çalışmalar ile Aromsa’nın geleceğini ve sürdürülebilirliğini güvence altına almak da en önemli Stratejilerimiz arasında.

Oryantasyon sürecinin geliştirilerek bağlı çalışan yaratma programının geliştirilmesi bizim için önemli. Her yeni çalışanımızın duygu ve düşüncelerini, yaratıcı ve yenilikçi önerilerini aldığımız Genel Müdür buluşmalarımızı sürdürüyoruz. Çalışanlarımızın İK uygulamaları konusunda bilinçlendirilmesine yönelik “İK Paylaşıyor” ve “İK Dinliyor” toplantılarımız da devam ediyor.

Bunların yanı sıra tanıma ödüllendirme sürecinin yine çalışanlarla birlikte gözden geçirilerek geliştirilmesi, çalışanların katılım oranlarının artırılarak sürekli gelişim döngüsünün beslenmesi yönündeki çalışmalarımız da sürüyor.

Önümüzdeki dönem için öncelikli hedeflediklerinizi paylaşır mısınız?

Aromsa’da Mutlu Çalışanlar yaratmak konusunda yenilikçi ve yaratıcı bir ekibin çalışmasının koordinasyonuna destek verilmesi, çalışan memnuniyetinin artırılmasına yönelik çalışmaların bu ekibin desteği ile katılımlı şekilde yönetilmesi, öncelikli hedeflerimizden biri... Bunun yanı sıra iş değerleme ve stratejik İK planlama çalışmalarının yürütülerek kariyer ve yedekleme planlarının geliştirilmesine de odaklanıyoruz.

Öte yandan bilgi çağının gereği olan bilgi sistemleri altyapımızı güçlendirerek gelişen dünyada veriyi bilgiye dönüştürebilen olma yolculuğuna devam etmek de bizim için çok önemli…

Sizce İK ve yönetim dünyasında önümüzdeki dönemde hangi konu başlıkları daha çok öne çıkacak?

İnsan Kaynakları alanında başarılı olabilmenin en önemli, en kritik yolunun “Dinleyen, çalışanların sesine kulak veren, objektif olabilen, adaletli davranabilen, çizgileri bulunan ve kurum kültürü ile uyumlu projeleri yeni çalışanlarla birlikte geliştirip onlarla birlikte yürütebilen, özetle katılımlı yönetime inanan bir İK’cı olmaktan” geçtiğine inanıyorum.

Kurum kültürünü iyi analiz edebilen, değişim ve gelişim projelerinin katkısını çalışanlara en iyi şekilde anlatabilen ve çalışanların inancını kazanarak yolculuğa çıkabilen her İK projesi mutlaka başarılı olacaktır.

Bana göre bir diğer önemli konu da; ölçen ve ölçtüğünü değerlendirip iyileştirebilen bir İK’cı olabilmek… Ölçümlerimizi gerçekçi ve acımasızca değerlendirebilecek objektifliğe sahip olmamız, çalışana duygularını anlatma fırsatı vermemiz, nedenleri hep birlikte konuşabilmemiz, şeffaf ve erişilebilir olmamız, söylemlerimizle uygulamalarımızın tutarlı olması çok önemli. Ayrımcılığın karşısında durabilen, şirket değerlerine bağlı, kurum kültürü içinde rol model olabilecek kültür elçilerini geliştirip yetiştirmemiz, onların kalıcılığını, aidiyetini, mutluluğunu sağlayan süreçler geliştirmemiz gerekiyor.

KARİYERİNE “KALİTE” DAMGA VURDU

Aromsa’dan konuştuk ama sohbetimiz sırasında Öncel’in kariyer öyküsüne de kulak vermek istiyoruz. Öncel, 1996’dan beri EFQM Mükemmellik Modeli’nin uygulayıcısı, 2000 – 2013 yıllarında ödül değerlendiricisi, 2013’den bu yana da Kalder Türkiye Mükemmellik Ödülü Yürütme Kurulu Üyesi; kısacası kariyeri boyunca “kalite” kavramı onun hep yakınında olmuş. Şimdi dilerseniz öykünün başına dönelim: “ODTÜ Kimya Mühendisliği bölümünden mezunum. Mezuniyetimin hemen ardından yine aynı bölümde Prof. Dr. Tarık Somer’in son öğrencisi olma şansını yakalayarak hem master programına katılıp hem de araştırma görevlisi olarak üniversitede çalıştım. Profesyonel iş yaşamıma 1996 yılında başladım” diye başlıyor sözlerine Öncel: “Okulda çok sevdiğim bir dönem arkadaşımın önerisi ile Kordsa’da Kalite Sistemleri Mühendisliği pozisyonu için görüşmeye gidip işe kabul edildim. Kalite Sistemleri’nin ne olduğunu hakkında fikrim yoktu ama hayat mottom ‘Bilmiyor olabilirim ama öğrenmemem için hiçbir neden yoktur’ olduğu için göreve başladım. Bu dönemde yönetici aday programında olmam sebebiyle pek çok farklı eğitimden geçtim. İK görevime de bir anlamda burada hazırlanmış oldum. Hayatımın en keyifli ve en yoğun gelişimle geçen 7 senesinin ardından, 2003 yılında Opet’e, bu kez de iş hayatımdaki ilk yöneticimin önermesi ile Kalite Sistemleri Müdürü olarak kabul edildim. Orada 12 yıl boyunca her yeni günde iş zenginleştirme adına gelişimime katkı sağlayabileceğim birçok yeni sürece talip olup her yeni görevi sevinçle kucaklayarak Kalite Sistemleri’ne ek olarak önce tüm İş Sağlığı, Güvenliği ve Çevre faaliyetlerinden, eğitim ve gelişim programlarından, işe alımlardan, stratejik planlama, hedeflerin yayılımı ve sonra performans yönetiminden, stratejik İK planlamalarından sorumlu oldum.

Bu gelişim yolculuğunda İK’nın birçok alt sürecini yönetme şansını yakaladım, her seviyeden paydaşla çalışarak zenginleştim. Bu süre içinde en çok koordinasyon, proje yönetimi, iletişim ve olumlu işbirliği geliştirme yetkinliklerimin yardımı ile her gün biraz daha geliştiğimi gördüm.

Bu dönemde, bir konferansta sunum yaparken Aromsa Kurucusu ve Genel Müdürü Murat Yasa ile tanışma fırsatı buldum. Aynı hedef ve enerjiyi hissettiğim, aynı değerleri paylaştığımızı gördüğüm Aromsa Ailesi ile de bir süre sonra yollarımız kesişti”.